Quản lý tối ưu chi phí công nghệ thông tin

Quản lý tối ưu chi phí công nghệ thông tin
5 (100%) 21 votes
Bộ phận công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp thường có truyền thống là có hệ thống kiểm soát chi phí không được hiệu quả. Vậy tại sao việc quản lý chi phí cho bộ phận này lại khó như vậy? Nguyên nhân thông thường có thể là do:
– Tính chất phân mảng của công nghệ thông tin: Chi phí thường phát sinh ở các phòng ban và ở nhiều mức độ khác nhau so với trung tâm điều khiển. Sự khác biệt này còn lớn hơn ở những chỗ nghiên cứu đa năng.
– Sự mở rộng của môi trường công nghệ thông tin: nhu cầu về CNTT ngày càng được mở rộng, điều này dẫn đến chi phí càng ngày càng tăng. Tuy nhiên, các doanh nghiệp thường thất bại trong việc phân biệt cái gì là sự gia tăng của chi phí thực tế, cái gì là sự gia tăng do việc mở rộng của môi trường CNTT.
– Thiếu những kỹ năng về tài chính: thông thường, những nhân viên trong lĩnh vực CNTT thường thiếu những hiểu biết về lĩnh vực tài chính và họ khó có thể tiếp cận những ngôn ngữ của kế toán.
Kết quả là nhiều doanh nghiệp cảm thấy việc quản lý chi phí trong bộ phận CNTT là không hiệu quả. Chính vì thế nhiều doanh nghiệp phản ứng bằng cách cắt giảm hay “đóng băng” những nguồn chi tiêu dành cho CNTT. Điều này dẫn đến sự thất vọng trong bộ phận CNTT và sự phiền toái về chính phía doanh nghiệp. Những nhà quản lý doanh nghiệp cảm thấy rằng họ cần phải ‘trông chừng” những công việc và chức năng của CNTT và “ dân kỹ thuật” không thể tin tưởng để có thể đưa ra những quyết định về quản lý chi phí một cách hiệu quả.
Dưới đây là kinh nghiệm quản lý chi phí công nghệ thông tin một cách hiệu quả theo phong cách StarBev, một trung tâm hàng đầu Đông Âu, với quy mô hơn 4000 người, đặt 23 chi nhánh tại 9 quốc gia, đã quản lý để cân bằng giữa hai thái cực kinh doanh và CNTT, và làm thế nào để họ có thể kiểm soát chi phí dành cho CNTT một cách có hiệu quả.
1.     Thiết lập một khuôn khổ quản lý chặt chẽ
Để có thể quản lý chi phí, một khuôn khổ chặt chẽ được thiết lập để nắm bắt toàn bộ những chi phí dành cho CNTT . Những khuôn khổ này được phát triển bởi đội ngũ nhân viên trong cả lĩnh vực tài chính và CNTT để đảm bảo những tiêu chuẩn kế toán được tôn trọng và còn đảm bảo những chi phí đưa ra có thể cho phép nhóm CNTT hoạt động một cách hiệu quả nhất.
Khuôn khổ phân biệt rõ ràng giữa hoạt động chi tiêu và lượng vốn đầu tư.
–         Hoạt động chi tiêu
Các hoạt động chi tiêu cho CNTT được chia thành các “gói” nhỏ như gói dành cho bảo trì phần cứng, bảo trì phần mềm, hỗ trợ ứng dụng… với những khoản chi cho các nhà cung cấp và khu vực kỹ thuật khác nhau.
Thêm nữa, những khuôn khổ này thay đổi liên tục cùng với tốc độ tăng của các khoản chi phí của doanh nghiệp. Điều này cho phép bộ phận CNTT chỉ rõ cho nhà quản lý một hình ảnh chân thực của các khoản chi tiêu cơ sở, các hoạt động bất thường cũng như những khoản chi phí mở rộng phát sinh. Điều này đặc biệt hữu ích lý giải tại sao giá trị các khoản mục trong chu kỳ ngân sách hàng năm lại thay đổi qua các năm.
–         Vốn đầu tư
Những khoản chi tiêu cho CNTT, thường là vốn đầu tư, được chia thành hai loại chính: cơ sở hạ tầng (bắt buộc) và những sáng kiến kinh doanh ( không bắt buộc), với một vài phụ mục:
+ Cơ sở hạ tầng, ví dụ như làm mới phần cứng. Đây là loại đầu tư CNTT được quản lý chặt chẽ và trực tiếp bởi bộ phận nhân viên CNTT với sự hạn chế trong việc tham gia kinh doanh. Thông thường, rất khó có thể đánh giá liệu những khoản đầu tư này có sinh lời và “quay trở về để tái đầu tư” hay không. Chính vì thế, thay vì việc lập ra những chiến lược kinh doanh không thực tế, nhóm nghiên cứu CNTT phát triển một kế hoạch thường niên được theo khoản ngân sách đã được phê duyệt. Sau khi kế hoạch này được thông qua, bộ phận CNTT sẽ lập nhóm để quản lý số vốn được phê duyệt này.
+ Những khoản chi phí dành cho sáng kiến kinh doanh cũng được quản lý như một danh mục đầu tư của dự án và những khoản này được phân bổ không đồng đều giữa các quốc gia. Thay vào đó, khoản đầu tư cho CNTT này được phân bổ cho các nước và các trung tâm kinh doanh nơi có tiềm năng thu hồi vốn và lãi cao nhất từ những sáng kiến kinh doanh nói trên.
2.       Quyết định dựa trên những thông tin và theo dõi chi tiết.
Chìa khóa cho sự thành công trong việc kiểm soát khoản mục chi phí cho CNTT chính là liên tục theo dõi thông tin. Chi tiêu thực tế hàng tháng luôn được kiểm kê và đối chiếu với sổ sách cũng như ngân sách một cách đều đặn hàng tháng.
Một bản tóm tắt được trình bày trên một phiếu ghi kẹp cùng với bản phân tích chi tiết các khoản mục. Những phiếu ghi này được đối chiếu kỹ và chia sẻ với tất cả các nhân viên trong bộ phận CNTT để đảm bảo tất cả mọi thành viên đều hiểu rõ tình trạng tài chính của nhóm. Những phiếu ghi này cũng được trình lên các nhóm điều hành cấp cao. Những phiếu ghi đơn giản này là toàn bộ những gì mà bộ phận CNTT phải làm để minh bạch hóa tình trạng tài chính của mình.
Hơn nữa, cứ mỗi quý, một ủy ban chỉ đạo về CNTT nhóm họp để thảo luận những ưu tiên đầu tư CNTT trong quý sắp tới cũng như những tháng còn lại trong năm. Ban chỉ đạo này bao gồm các nhà lãnh đạo cao cấp của doanh nghiệp như chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc tài chính (CFO), giám đốc công nghệ thông tin (CIO), và giám đốc danh mục đầu tư dự án.
Ban chỉ đạo về CNTT đánh giá khả năng thương mại của các sáng kiến CNTT cũng như đánh giá những khoản chi phí dành cho CNTT của tháng này so với tháng trước. Tiếp đó họ họp bàn và đưa ra những quyết định tác động đến các dự án trong tương lai. Mục đính chính là để đảm bảo rằng tổng ngân sách hàng năm không bị thiếu hụt.
Những bài học kinh nghiệm rút ra từ việc thực hiện chặt chẽ khuôn khổ kiểm soát chi phí và quản lý chi phí CNTT một cách hiệu quả có những quy tắc đơn giản:
– Sử dụng khuôn khổ chi phí CNTT tuân thủ đúng các chuẩn mực kế toán phổ biến và theo dõi, giám sát các khoản chi phí liên quan đến CNTT.
– Nắm bắt và phân tích chi phí CNTT trên cơ sở đồng nhất giữa các tháng.
– Chia sẻ những thông tin về quản lý danh mục đầu tư cho CNTT với tất cả các nhân viên thuộc bộ phận này cũng như đội ngũ quản lý cấp cao để mọi người có được cái nhìn chung về tình trạng tài chính dành cho dự án.
– Sử dụng những thông tin về chi phí dành cho CNTT để đưa ra các quyết định đầu tư kinh doanh đúng đắn.
Hãy like và chia sẽ bài viết:
20