Giảm gánh nặng quản trị hạ tầng CNTT cho CIO

Trước đây, nhiều người vẫn nghĩ rằng công việc chính của CIO là quản trị hệ thống CNTT trong tổ chức bao gồm quản trị hạ tầng về CNTT, các ứng dụng nghiệp vụ như phần mềm văn phòng, kế toán, nhân sự và các ứng dụng phục vụ kinh doanh như CRM (quản lý quan hệ khách hàng), BI (quản trị doanh nghiệp thông minh)… Tuy nhiên, cùng với việc mở rộng hoạt động kinh doanh, số nhân viên tăng lên kèm theo số thiết bị tăng, lượng công việc mà một CIO phải quản lý cũng tăng lên và kết quả là họ không còn thời gian để hỗ trợ bộ phận kinh doanh đưa ra các sản phẩm, dịch vụ hay chương trình bán hàng mới.

Xu hướng thuê khoán dịch vụ quản trị CNTT

Ở nhiều doanh nghiệp lớn, xu hướng thuê khoán dịch vụ quản trị CNTT (IT Managed Service) đã được áp dụng từ khá lâu và đến nay đã chứng minh được những ích lợi của mô hình này. Theo mô hình thuê khoán dịch vụ quản trị CNTT, doanh nghiệp sẽ giao phó toàn bộ công việc vận hành hạ tầng phần cứng và các ứng dụng mềm cho bên thứ ba. Về cơ bản, hạ tầng CNTT không thay đổi, nhưng công ty có thời gian tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi, trong đó, bộ phận CNTT sẽ cùng với bộ phần kinh doanh đưa ra các chiến lược kinh doanh dựa trên nền tảng hỗ trợ của CNTT.

Mô hình thuê khoán dịch vụ quản trị CNTT nghĩa là doanh nghiệp sẽ giao phó toàn bộ công việc vận hành hạ tầng phần cứng và các ứng dụng mềm cho bên thứ ba. Nguồn: IVCI

Việc thuê khoán dịch vụ quản trị CNTT sẽ giúp giảm chi phí về nhân sự CNTT trong doanh nghiệp, nhưng điều quan trọng hơn là doanh nghiệp có thể tập trung nhiều hơn vào chiến lược cạnh tranh, đáp ứng nhanh hơn các yêu cầu của khách hàng. Hơn thế, khi điều kiện kinh doanh thay đổi, bên thứ ba cũng có thể đáp ứng được nhanh chóng nhờ hạ tầng công nghệ sẵn có. Chẳng hạn, để phục vụ cho một chiến dịch marketing mới, bộ phận kinh doanh cần riêng một server phục vụ việc upload thông tin từ khách hàng trong vòng 1 tháng. Nếu doanh nghiệp mua thêm server thì khi hết chiến dịch marketing lại thành thừa. Nhưng với hạ tầng công nghệ sẵn có, bên thứ ba có thể cấp thêm hay thu hồi server dễ dàng.

Nghiên cứu CIO toàn cầu năm 2011 do IBM công bố mới đây cũng cho thấy vai trò ngày càng thiết yếu của các CIO trên toàn cầu, với 68% các công ty được phỏng vấn nhận thấy công nghệ có vai trò sống còn đối với sự thành công của doanh nghiệp và 58% trong số họ đã ứng dụng công nghệ vào kinh doanh để thúc đẩy sáng tạo.

“Khi công nghệ trở thành một nhân tố tạo ra lợi thế cạnh tranh và được tích hợp trong mọi khía cạnh của doanh nghiệp, vai trò của CIO chưa bao giờ lại cần thiết đến vậy”, ông Giuseppe Bruni, lãnh đạo phụ trách chiến lược và chuyển đổi thuộc bộ phận Dịch vụ Kinh doanh toàn cầu, IBM ASEAN nói. “Nghiên cứu này chính là những dẫn chứng cụ thể về mối quan hệ chặt chẽ giữa CNTT và mục tiêu kinh doanh trong doanh nghiệp. Vai trò của CIO đang được nâng lên như một nhà tư tưởng chiến lược và một đối tác tin cậy trong việc thúc đẩy phát triển kinh doanh, và CNTT đang dần dần trở thành một hoạt động kinh doanh, chứ không chỉ còn là một nhân tố hỗ trợ”.

Vì vậy, để các CIO có nhiều thời gian tập trung vào đổi mới kinh doanh thì việc thuê khoán toàn bộ hoặc một phần dịch vụ quản lý CNTT cho một bên thứ 3 là một giải pháp được nhiều doanh nghiệp tính đến.

“Thuê khoán quản trị hệ thống CNTT là hoạt động rất phổ biến ở các quốc gia phát triển. Hiện nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam cũng đã qua giai đoạn đầu tư cơ bản và họ bắt đầu có nhận thức về việc vận hành hệ thống CNTT này sao cho hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí hơn, vì vậy, dịch vụ này bắt đầu nhen nhóm ở Việt Nam”, ông Hàn Quốc Ân, đại diện IBM Việt Nam cho biết.

“Dịch vụ này phù hợp cho mọi quy mô, từ những doanh nghiệp vừa và nhỏ hay các tổ chức ở giai đoạn đầu khi mới khai trương có ít hay chỉ một cán bộ chuyên trách về CNTT, cho đến các tổ chức lớn, họ có thể thuê khoán việc vận hành cả hệ thống trong khi nhân sự nội bộ sẽ tập trung hơn vào các công việc nghiệp vụ”.

“Nghị định 64 mới ban hành cũng đang mở ra cánh cửa về ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước khi cho phép các đơn vị này thuê ngoài trong điều kiện không có đủ nhân lực chuyên trách tại các cơ quan này”, ông Ngô Quang Huy, đại diện VNCERT nhận định.

Quản trị: Cần quy trình và công nghệ

Nguyễn Minh Hiếu, một chuyên viên quản trị mạng cho biết, trước đây, anh làm việc cho một tập đoàn sản xuất mỹ phẩm tiêu dùng. Nay, anh vẫn đảm nhận công việc này nhưng trả lương cho anh lại là một công ty chuyên cung cấp dịch vụ quản trị hệ thống CNTT. Nội dung công việc không có nhiều thay đổi nhưng theo Hiếu, áp lực đối với cá nhân anh không nặng nề như trước, bởi nếu anh có việc bận cần nghỉ đột xuất thì luôn có một nhân viên thế chỗ anh mà không có chút “vênh” nào. Theo Hiếu, điều này do quy trình quản trị được công ty xây dựng chuyên nghiệp và bài bản từ khâu giám sát hệ thống, cách xử trí khi có sự cố từ đơn giản như mất kết nối mạng đến phức tạp như hệ thống đột ngột bị “sập”… Do đó, mọi nhân viên như Hiếu đều biết nên làm gì thay vì phụ thuộc vào kinh nghiệm của từng người quản trị như hồi anh còn ở tập đoàn cũ.

Việc thuê khoán quản trị hệ thống CNTT cần giao cho đối tác có quy trình và công nghệ hỗ trợ. Nguồn: Miltech

“Ở nhiều tổ chức, doanh nghiệp, tình trạng hệ thống CNTT gặp sự cố không hoạt động trong một khoảng thời gian vài phút hay ngừng hoạt động hẳn do tác động từ bên ngoài như động đất, hỏa hoạn, cháy nổ… khá phổ biến nhưng rất ít doanh nghiệp có quy trình vận hành hệ thống CNTT chuyên nghiệp”, ông Ân nhận định. “Trong những trường hợp đó, lẽ ra doanh nghiệp cần nghiên cứu, cân nhắc và chuẩn bị trước một quy trình để kịp thời ứng phó với sự cố từ việc triển khai thử các hoạt động khôi phục dữ liệu theo định kỳ, khoanh vùng sự cố và di chuyển nhân viên sang môi trường làm việc khác với hệ thống máy chủ, máy tính sẵn sàng và đầy đủ dữ liệu như trước thời điểm xảy ra sự cố để họ có thể tiếp tục làm việc ngay, không bị gián đoạn các hoạt động kinh doanh quan trọng.”

Ông Nguyễn Anh Tuấn, Giám đốc CNTT của Megabank Việt Nam (trụ sở Đài Loan), chia sẻ, trước kia, Megabank Việt Nam chưa cảm thấy cần thiết thuê một đơn vị thứ ba quản lý dịch vụ đảm bảo tính liên tục và bền vững trong kinh doanh. “Nhưng đến khi diễn ra sự cố ngày 11/9 tại Mỹ, cộng thêm các yêu cầu nội bộ từ trụ sở chính của Megabank và yêu cầu của ngân hàng Nhà nước Việt Nam, chúng tôi thấy dịch vụ này là một quy trình bài bản và cần thiết”, ông Tuấn nói.

Ngày nay, lượng dữ liệu ngày càng lớn, khách hàng thì yêu cầu phục vụ liên tục và kéo theo đó là hệ thống CNTT lưu trữ, xử lý vô cùng phức tạp. Vì vậy, quản trị hệ thống CNTT không đơn thuần chỉ là phát hiện lỗi, sửa chữa/thay thế phần cứng, cài/vá phần mềm mà còn có cả công nghệ hỗ trợ nó… Theo cách truyền thống, mọi việc sẽ diễn ra thủ công nhưng nếu có công nghệ ảo hóa hay đám mây hỗ trợ, việc sao lưu, cấp phát máy tính thay thế diễn ra chỉ tính bằng đơn vị phút. Điều này thực sự có ý nghĩa rất lớn trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt như ngày nay.