Xây dựng điều lệ dự án là quá trình phát triển một tài liệu chính thức cho phép sự tồn tại của một dự án và quy định cho người quản lý dự án có quyền áp dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các hoạt động dự án. Các lợi ích quan trọng của quy trình này là một khởi đầu được xác định rõ dự án và ranh giới dự án, tạo ra một hồ sơ chính thức của dự án, và là cách trực tiếp để cho quản lý cấp cao chính thức chấp nhận và cam kết với dự án.
Sơ đồ thể hiện các yếu tố đầu vào, các công cụ và kỹ thuật, và các kết quả đầu ra cho quy trình này
Đặc điểm:
– Điều lệ dự án thiết lập một quan hệ đối tác giữa các tổ chức thực hiện và yêu cầu. Trong trường hợp các dự án bên ngoài, hợp đồng chính thức thường là phương pháp ưu tiến để tiến hành thỏa thuận. Trong trường hợp này, nhóm dự án sẽ trở thành người bán đáp ứng các điều kiện của một giao dịch mua từ một chủ thể bên ngoài. Một bản Điều lệ dự án vẫn được sử dụng để thiết lập thỏa thuận nội bộ trong một tổ chức để đảm bảo giao hàng đúng theo hợp đồng. Điều lệ dự án đã được phê duyệt chính thức khởi xướng dự án. Một người quản lý dự án được xác định và phân công càng sớm trong thì dự án càng khả thi, tốt nhất là trong khi các điều lệ dự án đang được xây dựng và luôn luôn trước khi bắt đầu lập kế hoạch. Điều lệ của dự án cần được chủ dự án phê duyệt. Điều lệ dự án cung cấp cho người quản lý dự án với quyền hạn để lập kế hoạch và thực hiện dự án. Điều này cũng chỉ ra rằng người quản lý dự án tham gia vào quá trình xây dựng Điều lệ dự án để có được một sự hiểu biết cơ bản các yêu cầu của dự án. Sự hiểu biết này sẽ cho phép phân bổ nguồn lực hiệu quả tốt hơn cho các hoạt động dự án.
– Các dự án được khởi xướng bởi một chủ thể bên ngoài cho các dự án như là Chủ đầu tư, người đại diện của chương trình hoặc Văn phòng Quản lý Dự án (PMO), hoặc một chủ tịch hoặc người đại diện được ủy quyền của cơ quan quản lý đầu tư. Người khởi tạo dự án hoặc nhà tài trợ nên có trình độ phù hợp để mua sắm, tài trợ và cam kết nguồn lực cho dự án. Dự án được khởi tạo do nhu cầu nhiệm vụ nội bộ hoặc ảnh hưởng bên ngoài. Những nhu cầu hoặc ảnh hưởng thường kích hoạt việc tạo ra một phân tích nhu cầu, nghiên cứu khả thi, trường hợp kinh doanh, hoặc mô tả tình huống mà dự án sẽ giải quyết. Thuê một dự án xác nhận liên kết của các dự án chiến lược và công việc hiện tại của tổ chức. Một bản điều lệ dự án không được coi là một hợp đồng, vì không có tiền công hoặc cam kết về tiền, hoặc không có sự trao đổi thương mại.