PMO với việc chuyển đổi CNTT tại VietinBank

Với định hướng phát triển thành Tập đoàn tài chính ngân hàng, tập trung vào ba lĩnh vực Ngân hàng bán lẻ, Ngân hàng bán buôn và Ngân hàng đầu tư, mở rộng thị trường ra nước ngoài, VietinBank luôn xác định phát triển công nghệ thông tin (CNTT) đáp ứng toàn diện nhu cầu quản lý và phát triển là nền tảng, công việc cấp bách để triển khai thành công chiến lược kinh doanh và lộ trình phát triển của VietinBank.

Sự ra đời của PMO 
Theo kế hoạch tổng thể phát triển CNTT giai đoạn 2010-2015 được HĐQT VietinBank phê duyệt, phát triển CNTT tập trung vào 4 nhóm dự án chính, bao gồm: Nhóm dự án giải pháp ngân hàng lõi – Corebanking; Nhóm dự án nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng (Dịch vụ ngân hàng điện tử, Quản trị quan hệ khách hàng, Khởi tạo khoản vay,…); Nhóm dự án hỗ trợ quản trị và điều hành (Hệ thống thông tin quản lý, Quản lý tài chính –  Phân tích tài chính/ Dự toán/ Quản trị rủi ro, Phòng chống rửa tiền,…); và Nhóm dự án nâng cao năng lực về công nghệ (Kiến trúc hướng dịch vụ – SOA, Quản lý nội dung doanh nghiệp, Giám sát ứng dụng tập trung,…).

Nhằm triển khai hiệu quả các dự án, VietinBank đã thành lập Ban Chiến lược CNTT để chỉ đạo quá trình thực thi các dự án chiến lược CNTT theo lộ trình đã đề ra. Theo đó, Văn phòng Chiến lược Công nghệ thông tin (PMO – Program Management Office) được thành lập trên nền tảng hiện tại của Ban Triển khai dự án Hiện đại hóa và Hệ thống thanh toán. PMO làm nhiệm vụ quản lý, điều phối và trực tiếp triển khai các dự án thuộc chiến lược CNTT một cách thống nhất, đảm bảo mục tiêu, ngân sách và tiến độ, báo cáo trực tiếp lên Ban Chiến lược CNTT. PMO hoạt động tuân thủ theo các qui trình quản lý dự án chuyên nghiệp theo chuẩn quốc tế PMP, là mô hình đầu tiên tại Việt Nam.

PMO ra đời đảm bảo triển khai thành công toàn bộ chương trình chiến lược CNTT theo đúng lộ trình, đạt được chất lượng cao, tiết kiệm chi phí cũng như phát huy được hiệu quả của các dự án trong hoạt động kinh doanh của VietinBank. PMO báo cáo chính thức cho Ban Lãnh đạo về danh mục tổng thể tất cả các dự án, bao gồm phạm vi, sự phụ thuộc và các ràng buộc giữa các dự án. Đồng thời PMO tham gia tham mưu đề xuất ý kiến về lộ trình, thứ tự triển khai một cách phù hợp, trên cơ sở cân nhắc về kiến trúc tổng thể và yêu cầu kết nối cũng như các chiến lược khác của ngân hàng.

Giá trị của PMO là sự kết tinh của ba yếu tố: Con người (People), Phương pháp luận (Methodology), Tổ chức (Organization), với slogan “Trung tâm xuất sắc cho các dự án thành công”. Giá trị con người là tiêu chí quan trọng hàng đầu trong tổ chức PMO. Hiện nay, PMO có đội ngũ cán bộ quản lý dự án với kinh nghiệm dày dạn, đào tạo cơ bản trong và ngoài nước, đã từng trải nghiệm công việc liên quan tại các công ty nước ngoài hàng đầu, tham gia các dự án lớn, có kỹ năng quản lý dự án chuyên nghiệp, được bố trí theo từng dự án, đảm bảo dự án được kiểm soát chặt chẽ. Bên cạnh đó, việc áp dụng bộ phương pháp luận và quy trình chuẩn hóa về quản lý dự án theo chuẩn quốc tế sẽ tăng tỷ lệ triển khai thành công của PMO.

Với mục tiêu là kênh kết nối chính thức giữa các đơn vị tham gia quá trình triển khai dự án, PMO có riêng 2 bộ phận độc lập là Triển khai dự án (chịu trách nhiệm triển khai các dự án thành công), Hỗ trợ dự án (bao gồm các nhóm quản lý chất lượng, kiểm thử, báo cáo và giám sát, quản lý nguồn lực) luôn phối hợp chặt chẽ, dưới sự điều hành chung của Ban lãnh đạo PMO, bảo đảm tính khách quan và kiểm soát, giám sát giữa các bộ phận, dự án.

Những bước đi đầu tiên 
Sau một thời gian tích cực làm việc với sự chỉ đạo sát sao của Ban Lãnh đạo, sự phối hợp của các Phòng ban Trụ sở chính, chuyên gia tư vấn nước ngoài, công tác chuẩn bị cho sự ra đời của PMO đã dần hoàn tất. Những bước cuối cùng của công tác tuyển dụng, đào tạo, kiện toàn tổ chức, hệ thống qui trình quản lý, biểu mẫu, truyền thông nội bộ và bên ngoài đang được gấp rút hoàn thiện để đưa PMO đi vào hoạt động vào đầu năm 2012.

Song song với đó, PMO đã bước đầu làm việc với các Ban dự án, thể hiện vai trò cũng như sự sẵn sàng trong việc hỗ trợ các dự án trong giai đoạn trước khi ký kết hợp đồng. Các khóa đào tạo nội bộ liên tục được tổ chức nhằm mục đích vừa củng cố, nâng cao kiến thức quản trị dự án, vừa cung cấp kiến thức cơ bản về các dự án chiến lược chuẩn bị triển khai cho cán bộ trong PMO.

Các dự án chiến lược CNTT đồng loạt triển khai trong năm 2012 sẽ tác động không nhỏ đến toàn hệ thống VietinBank trên các góc độ nguồn nhân lực cũng như các thay đổi về hoạt động của các bộ phận liên quan. Ngoài ra, việc triển khai các dự án CNTT mang tính hiện đại hoá, đưa vào sử dụng các hệ thống, các quy trình nghiệp vụ mới, đang và sẽ tạo ra những thay đổi lớn không chỉ đối với VietinBank mà cả khách hàng về cơ chế chính sách, quy trình nghiệp vụ, cũng như các hoạt động tác nghiệp hàng ngày.

Quá trình chuyển đổi sang hệ thống mới là một quá trình phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và sự hợp tác của toàn bộ các Phòng Ban, Chi nhánh trong hệ thống. Do đó, bên cạnh PMO, sự hỗ trợ, kết hợp của các Ban quản lý dự án, các đơn vị liên quan tham gia trực tiếp hay gián tiếp trong việc thực hiện quá trình chuyển đổi CNTT là cần thiết để có thể đạt được hiệu quả công việc cao nhất.

Việc triển khai thành công các dự án, xây dựng nền tảng công nghệ vững chắc sẽ đem lại cho VietinBank lợi thế cạnh tranh trong môi trường đầy biến động, góp phần đa dạng hóa sản phẩm dịch vụ, nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, tăng cường năng lực quản trị và hoạt động kinh doanh theo mục tiêu: hiện đại, an toàn, hiệu quả và phát triển bền vững.