Doanh nghiệp được lợi khi đầu tư vào ngân sách IT?

Trong nhiều trường hợp, sự nhận thức kém của KH về giá trị CNTT xuất phát từ việc không thấy được giá trị của sự kết hợp giữa sản phẩm và dịch vụ CNTT. Chắc hẳn mọi người đều biết là CNTT mang lại máy tính để bàn, dịch vụ mạng, các phần mềm ứng dụng…. Nhưng nhiều KH không hiểu tại sao phải chi phí nhiều đến như vậy cho những thứ đó(?!) Vấn đề là nhiều bộ phận CNTT không xác định rõ, cụ thể những sản phẩm và dịch vụ mà họ cung cấp với mức ngân sách đưa ra. Thực tế, trong các gói sản phẩm – dịch vụ đó thường có rất nhiều thứ mà KH không biết. Chỉ khi điều này được làm rõ, KH mới có thể hiểu tại sao CNTT lại cần tới một ngân sách như vậy.

Ngân sách CNTT dùng vào việc gì?

Chỉ KH mới có thể chứng minh cho giá trị họ nhận được khi mua sản phẩm – dịch vụ CNTT. CNTT có thể đảm bảo rằng KH kiểm soát được những gì họ mua.

Có hai bước để hiểu danh sách các sản phẩm và dịch vụ mà ngân sách CNTT phải trả. Trước tiên, CNTT phải đưa ra danh mục sản phẩm và dịch vụ. Danh mục này phải dễ hiểu và cụ thể để có thể mô tả rõ ràng yêu cầu chi tiết của KH. Ví dụ, nếu chỉ nói “e-mail” là quá chung chung, mà phải xác định đầy đủ được tài khoản “e-mail” căn bản, bộ nhớ lưu trữ mở rộng và các dịch vụ riêng biệt. Thứ hai, CNTT phải xác định chính xác phụ lục danh mục các khoản với số lượng cụ thể mà ngân sách phải trả. Ví dụ, phải dự trù chi phí e-mail căn bản cho mỗi nhân viên, lưu trữ mở rộng cho bộ phận dịch vụ KH… Cũng phải dự trù chi phí của các ứng dụng cho mỗi dự án quan trọng, cho việc sửa chữa nâng cấp phát sinh. Việc phân tách ngân sách theo cách này sẽ làm sáng tỏ những gì CNTT mang lại và những gì CNTT không làm.

Nói cách khác, ngân sách phải được dự trù nhiều hơn là chi tiêu theo mức kinh phí cấp cho mỗi bộ phận. Nó phải gồm toàn bộ chi phí của tất cả các đối tượng.

Giá có phải chăng không?

Câu hỏi kế tiếp là: Tôi có được lợi không? Để trả lời câu hỏi này cần phải kiểm chứng trên thị trường.

Không thể đầy đủ khi so sánh ngân sách nội bộ dành cho CNTT với các công ty khác bằng cách thống kê tỷ lệ phần trăm doanh thu hay tổng chi phí cho mỗi máy tính để bàn. Việc này không thể dựa trên một cấu hình công nghệ duy nhất trong phạm vi công ty hay những nhu cầu đặc biệt của kinh doanh. CNTT phải có khả năng trả lời câu hỏi: Cả gói dịch vụ CNTT này trị giá đúng là bao nhiêu nếu mua từ nhà cung cấp thay vì tự thực hiện?

Cách dễ dàng nhất và cũng ít chính xác nhất để định giá là kiểm chứng toàn bộ gói dịch vụ, bao gồm việc điều chỉnh chi phí trung bình cho CNTT trong cả ngành công nghiệp dựa vào những số liệu cụ thể như số máy chủ, số người sử dụng và khối lượng giao dịch.

Có hai vấn đề với cách tiếp cận kiểu này. Thứ nhất, nó không thể phân biệt bộ phận CNTT kém hiệu quả với bộ phận CNTT có hiệu quả cao. Thứ hai, dữ liệu không nói cho bạn biết loại sản phẩm CNTT nào cần cắt giảm chi phí.

Cách chính xác và hữu ích hơn là kiểm chứng CNTT bằng sản phẩm, dựa trên đơn giá.

Tất cả chí phí (bao gồm cả chi phí gián tiếp) phải được tính đến. Sẽ sai lầm khi chỉ tính đến các chi phí cố định và cho rằng mức giá đó (chỉ dựa trên phần chi phí trực tiếp) là rất cạnh tranh. Nhưng hãy cẩn thận, không nên gộp vào đây các chi phí không liên quan đến việc chuyển giao các sản phẩm và dịch vụ CNTT. Một ví dụ là các dịch vụ tư vấn hay khuyến cáo công nghệ; các dịch vụ này có giá riêng của chúng. Ví dụ khác là vốn cho hạ tầng cơ sở CNTT; ở đây chỉ được tính chi phí khấu hao.

Giá trị và công việc trọng tâm

Câu hỏi cuối cùng về giá trị là ở mức cao hơn: CNTT có đóng góp vào giá trị kinh doanh? Để làm rõ câu hỏi này, CNTT phải thiết lập được phương thức nhằm đảm bảo hai điều: tổng số tiền dành cho CNTT là đúng, và ngân sách dành cho CNTT được chi đúng chỗ.

Phải hiểu “Tổng số tiền đúng” là như thế nào? Không thể tìm thấy câu trả lời chung dựa trên giá trị trung bình, hay dựa vào số liệu của các năm trước. Số tiền tối ưu để chi cho CNTT được xác định bằng nguồn quỹ đầu tư cho đến khi tỷ lệ lợi nhuận nội bộ xuống đến mức chi phí vốn trung bình, đã tính đến rủi ro. Xí nghiệp nên đảm bảo kinh phí cho tất cả những đầu tư như vậy. Đây là những đầu tư hiệu quả.

Ngoài ra, các dịch vụ và dự án phải được xem xét kỹ lưỡng để chắc chắn là chúng mang lại lợi ích. Chỉ KH mới có thể chứng minh cho giá trị họ nhận được khi mua các dịch vụ CNTT. Vậy CNTT có thể làm gì?

Trước tiên, CNTT có thể đảm bảo là KH kiểm soát được những gì họ mua và chịu trách nhiệm cho việc chi tiêu ngân sách CNTT một cách khôn ngoan. Việc này có nghĩa là thực hiện một tiến trình quản lý danh mục vốn đầu tư nhắm mục tiêu KH, chứ không chỉ xếp hạng các dự án trong bảng kê mong muốn. KH có một ngân sách CNTT có giới hạn và phải hiểu rõ những gì họ sẽ nhận được. Như thế, việc quản lý danh mục vốn đầu tư căn cứ vào những bước đã đề cập ở trên như xác định danh mục của CNTT, dự toán và đệ trình một ngân sách chi phí cho các sản phẩm và dịch vụ CNTT.

Thứ hai, mặc dù KH hiểu rằng chi phí đang nằm trong phạm vi ngân sách của họ nhưng họ sẽ dễ dàng đưa ra quyết định mua sắm hơn nếu hiểu rõ được mức hoàn vốn từ đầu tư công nghệ (ROI). CNTT có thể giúp KH ước tính ROI của các thương vụ dự kiến. Về mặt chi phí hữu hình, ROI có thể được xác định dễ dàng. Thách thức thật sự là việc đo lường cái gọi là lợi ích chiến lược “vô hình”.

Tiến hành từng bước một

Câu hỏi về giá trị của CNTT được làm rõ khi:

1. CNTT xác định danh mục sản phẩm và dịch vụ của mình, với tất cả chi phí cho các sản phẩm và dịch vụ liên quan, và giá cả đã được tính toán phù hợp với thị trường.

2. KH hiểu họ sẽ nhận được những gì từ số tiền bỏ ra và có thể kiểm soát khi tự quyết định sẽ mua những sản phẩm, dịch vụ nào.

3. CNTT có thể xác định giá trị của việc mua sắm CNTT của KH bằng việc đo lường các lợi ích.

Bước đầu tiên có thể giải quyết câu hỏi về giá trị trong nhiều tổ chức. Kế tiếp, có thể thực hiện tiến trình quản lý danh mục vốn đầu tư nhắm vào KH. Sau cùng, khi KH trưởng thành về khả năng quản lý ngân sách CNTT và muốn tính toán ROI để điều chỉnh những đánh giá của họ, CNTT có thể hỗ trợ trong việc đo lường lợi ích chiến lược.