Quản lý nhân viên bằng công nghệ

Ngày nay nhờ vào công nghệ IT ngày càng hiện đại hơn, nhanh hơn, rẻ hơn và linh động hơn mà các nhà sử dụng lao động cũng như các chủ doanh nghiệp có thể điều hành công việc từ nhà, từ ngoài đường hay từ bất kỳ một nơi nào trên thế giới. Phương thức làm việc này được gọi là telework.

Nếu trước đây hệ thống telework chỉ là trên lý thuyết thì ngày nay đã được áp dụng trên thực tế và ngày càng trở nên thông dụng. Cho đến năm 2003, có khoảng 54% các công ty trên thế giới đều có các hệ thống này, và dự báo con số này có thể lên tới 80% vào năm 2005, theo như một cuộc điều tra của AT&T do nhóm Economist Intelligence, một trong những vũ khí đắc lực của tờ tạp chí Kinh Tế tiến hành. Tại Mỹ, có tới 44 triệu nhân viên làm việc part time tại nhà – và có thể lên tới 51 triệu vào năm 2008, theo như cuộc khảo sát vào năm 2004 của Scottsdale, Arizona, một công ty chuyên tiến hành nghiên cứu thị trường In– Stat/MDR.

Vậy cái gì đang khiến trào lưu này bùng nổ? Các nghiên cứu đã thấy được rất nhiều lợi nhuận cho các doanh nghiệp và các nhân viên. Các nhân viên cảm thấy thoải mái hơn vì họ được ở gần nhà và gia đình,  hiệu quả công việc tăng lên nhờ giờ làm việc thêm và các chi phí giảm vì tiết kiệm được phương tiện đi lại và phí thuê văn phòng.

Tuy nhiên, không phải tất cả các công ty sẽ và nên áp dụng telework trong công việc và không phải công ty nào cũng gặp khó khăn như nhau. Để giúp các bạn có được cái nhìn toàn cảnh hơn về đề tài này, tạp chí Entrepreneur sẽ giới thiệu ba công ty sử dụng các nhân viên làm việc theo phương thức điều khiển từ xa. Trong đó, một công ty mà chủ tịch và người sáng lập công ty thường xuyên làm việc từ nhà và trên đường, một công ty khác có chủ tịch hội đồng quản trị sống ở một thành phố khác so với trung tâm điều hành chính và thuê các nhân viên ở nhà và các nhân viên ký hợp đồng từ xa ở Ấn Độ, và cuối cùng là một công ty sử dụng lực lượng lao động được phân định bởi một giám đốc làm việc từ nhà, thường xuyên di động, có một văn phòng vệ tinh đồng thời cũng thuê các thành viên khác.

Mỗi công ty đều phải đối mặt với những khó khăn khác nhau và có những giải pháp khác nhau. Nhưng có một điều chung là họ đều công nhận rằng con đường mà họ đã lựa chọn là đúng.

Mỗi buổi sáng hàng tuần và đặc biệt là vào các sáng thứ Hai và thứ Sáu hàng tuần, Paul Purdue làm việc trong cùng một phòng ở trang trại là công ty iFulfill.com, một công ty vận tải phục vụ các khách hàng trên mạng vào năm 1998. Sự sắp xếp này cho phép Purdue có nhiều thời gian với gia đình hơn. Cùng với VPNs, IM và hệ thống Internet cho phép ông điều hành công việc từ nhà, ông quản lý 31 nhân viên những người thường vận chuyển hàng nghìn gói hàng hàng ngày từ kho ở Maumee, Ohio.

Nếu một nhân viên muốn gặp ông thì họ quay số máy lẻ, họ sẽ gặp được ông như thể ông và nhân viên của mình đang nói chuyện trực tiếp với nhau. Thông thường, mọi người sẽ liên hệ, giao tiếp với ông và sau đó là đi tới văn phòng của ông, và họ thật là ngạc nhiên vì sự vắng mặt của ông. Tuy nhiên ông không hề dời khỏi hay không có mặt tại công ty như mọi người vẫn tưởng. Việc điều khiển công ty từ xa bằng cách truy cập máy tính nội bộ trong công ty thông qua mạng giúp ông có thể nói chuyện khi mọi người đến đó làm việc, ông còn biết có bao nhiêu kiện hàng cần phải trả, thậm chí ai là người giao hàng không đúng địa điểm.

Với việc điều hành các nhân viên bằng các công nghệ hiện đại, có một kế hoạch kiểm tra giờ làm của các nhân viên chặt chẽ và thường xuyên cùng với các trợ lý của mình và điều quan trọng hơn là tác phong làm việc mà Purdue đã đưa công ty vươn lên với tầm cỡ như hiện nay, với doanh số dự kiến là 7.2 triệu đôla trong năm nay.

Vào tháng 1 năm 2004, Jennifer Fallon, 34 tuổi, đã bắt đầu My Wedding Favors, một công ty nhận đặt tiệc và tiệc cưới qua mạng, như là một hình thức kinh doanh thêm. Cô điều hành kinh doanh từ nhà của mình ở Atlanta với sự giúp đỡ của cha. Khi bố mẹ của cô chuyển đến Birmingham, Alabama, My Wedding Favors đã tiếp tục phát triển rất nhanh sau một thời gian ngắn. Trong năm 2004 tốc độ phát triển của công ty lên tới 1,44 triệu đôla và dự tính doanh số trong năm 2005 là 2,1 triệu đôla.

Ban đầu tuy chỉ có sáu người ở kho Birmingham, một trung tâm đại diện dịch vụ khách hàng làm việc từ nhà ở Birmingham, một nhà thiết kế web ở Atlanta, một trợ lý làm việc ở nhà của Fallon, và một vài nhà thầu làm việc part –time ở Atlanta và Ấn Độ nhưng công ty của cô cũng đã có được những thành công như ngày hôm nay. Fallon cho biết quản lý công việc từ nhà ở Atlanta là những khó khăn và thách thức lớn nhất.

Cũng giống như Purdue, Fallon có khả năng quản lý bán hàng và chuyển đến từng nhà bằng việc sử dụng hệ thống phần mềm và kết nối internet. Nó cho phép cô truy cập vào các máy tính mạng trong công ty từ ở nhà. E-mail (thư điện tử) là một trong những công cụ giao tiếp hàng đầu, lại thêm cả những cuộc họp giữa cô, người quản lý giao hàng, quản lý văn phòng ở Birmingham và hai văn phòng đại diện dịch vụ khách hàng để giải quyết những vấn đề khó khăn khi nảy sinh.

Cô vẫn đến Birmingham hai tuần một lần. Một vấn đề đang thấy ở đây là phải tìm được người đáng tin cậy để quan sát và điều hành văn phòng chính từ xa. Điều quan trọng là phải đánh giá xem liệu rằng những nhân viên đó có tiếp tục phát triển được các kỹ năng cần thiết không. Cô phải dựa vào người quản lý văn phòng và phải họp với những người quản lý này nhiều hơn. Cô cho biết thêm “chúng ta phải quản lý các hoạt động và nếu chúng ta không thấy được các hoạt động thì chúng ta không biết được công việc mà họ đang làm. Khi bạn quản lý và điều hành công việc từ xa, bạn cần phải quản lý kết quả làm việc”.

Marty Kotis, 36 tuổi, quản lý một công ty phát triển bất động sản thương mại mang tên Properties Kotis, là sự tách dời giữa văn phòng chính của công ty ở Greensboro, phía bắc Carolina và chi nhánh ở Myrtle Beach, phía nam của Carolina. Công ty của anh có 23 người. Những nhân viên của anh thường đi lại khắp nơi, ngay cả Kotis và quản lý marketing thì họ thường liên lạc với nhau từ nhà. Chính vì vậy, Kotis cần các công cụ để giữ liên lạc giữa anh và các nhân viên mặc dù họ đang ở nhiều nơi khác.

Một loại công nghệ gây ấn tượng là hệ thống PDAs không dây và công nghệ họp có video, những thiết bị này giúp các đồng nghiệp có thể liên hệ với nhau. Kotis cho biết “Tôi có thể làm việc bất cứ nơi đâu và nhờ có công nghệ này, tôi có thể quản lý các nhân viên”. Và nhờ công nghệ này, các nhân viên Kotis có thể lên kế hoạch họp mà họ muốn anh ta tới tham dự, đồng thời nó cũng giúp Kotis biết được những ai và nơi họ đang họp.

Tuy việc quản lý nhân viên từ xa gặp đôi chút khó khăn nhưng với Kotis, điều quan trọng là phải có niềm tin. Anh phải tin vào các nhân viên và đó chính là cái mà anh tập trung phần lớn vào quá trình thuê nhân viên. Anh chú ý đặc biệt đến khả năng của nhân viên để làm việc dựa trên các công nghệ và kỹ năng tổ chức cá nhân. Anh cho biết “Tôi đã thấy rằng càng hiểu biết công nghệ và có tính tổ chức cá nhân tốt bao nhiêu thì người đó càng có khả năng giải quyết những vấn đề nhanh và tốt bấy nhiêu”.

Nói chung, cách thức giao tiếp thì không phải là quan trọng nhất. Điều quan trọng là giao tiếp đó diễn ra thường xuyên và theo hướng tích cực đặc biệt là giữa các nhà lãnh đạo với các nhân viên, và chính điều này sẽ giải quyết được những khó khăn lớn.

Ngày nay, việc quản lý theo xu hướng telework ngày càng gia tăng, và đây là một trong những dấu hiệu cho thấy chúng ta đang hoà nhập vào một thập kỷ quản lý mới. Công ty sẽ mang đậm tính cách của những người đáng tin cậy hơn dựa trên quản lý công nghệ với những kết quả và tình hình công việc của các nhân viên. Vậy những kết quả lý tưởng của các doanh nghiệp là gì? Kết quả là sự thoả mãn của các nhân viên, trái phiếu dài hạn, sản lượng tăng và tình hình kinh doanh ngày càng sáng sủa.