Đầu tư triển khai ERP là một quyết định hệ trọng với mọi doanh nghiệp, đặc biệt nếu đó là lần triển khai đầu tiên. Mức phí đầu tư lớn, cộng với kỳ vọng cũng như khả năng xảy ra rủi ro cao. Đây hẳn là một trách nhiệm nặng nề dành cho các CEO, những người nắm quyền quyết định sự thành bại của dự án.

Đa số CEO đều không phải là chuyên gia về ERP, tuy nhiên kỹ năng lãnh đạo và những quyết định chín chắn của họ là một phần không thể thiếu cho một dự án thành công. Do đó, CEO cần phải trả lời được mọi câu hỏi trọng điểm trước khi cam kết đầu tư vào dự án ERP.

Nên chọn ai làm quản lý dự án?

Dự án ERP rất phức tạp với khối lượng công việc khổng lồ. Công đoạn đầu tiên, và có lẽ là quan trọng nhất, là lựa chọn quản lý dự án phù hợp, một người có khả năng đóng nhiều vai trò khác nhau trong suốt vòng đời của dự án – từ một chuyên gia về kỹ thuật, đến vai trò của một điều phối viên, người quyết định và cũng là người động viên các thành viên khác. Vì lý do đó mà đòi hỏi người quản lý cần có cả hiểu biết rộng và kỹ năng chuyên sâu.

Thông thường, quản lý dự án đến từ bộ phận vận hành (operations) hoặc tài chính, những người am hiểu tường tận các hoạt động của doanh nghiệp. Đôi khi, chính người quản lý này phải tìm kiếm, thậm chí tranh giành, để thu hút được những thành viên tài năng nhất trong tổ chức cho dự án ERP.

Một trong những mục tiêu của quản lý dự án là khuyến khích sự hợp tác giữa nhà cung cấp và các phòng ban khác của doanh nghiệp. Hãy nhớ rằng, ngay cả những nhà quản lý tài ba nhất vẫn cần sự hỗ trợ và đồng thuận từ các quản lý cấp cao khác. Nếu những quản lý cấp trung và nhân viên của bạn không thấy các quản lý cấp cao tập trung vào một dự án, không sớm thì muộn họ cũng sẽ từ bỏ.

Bạn có thực sự hiểu ROI?

Bạn cần có một khái niệm rõ ràng về chỉ số hoàn vốn (ROI) dự tính ban đầu trước khi bắt đầu triển khai dự án. Đây là giai đoạn mà đa số doanh nghiệp thường mắc sai sót do họ đánh giá quá cao khả năng cắt giảm chi phí hoặc đánh giá quá thấp toàn bộ chi phí của dự án.

Nhiều nhà cung cấp miễn phí các hướng dẫn và file excel để tính ROI, hãy tận dụng nguồn lực và chuyên môn đó nếu có cơ hội. Tuy vậy, tốt nhất vẫn là doanh nghiệp tự phát triển một phương thức tính ROI riêng.

Một số lợi ích của ERP đo lường khá dễ, như giảm lượng hàng tồn kho, giảm thời gian nhân viên cần để hoàn thành một nhiệm vụ, giảm số lượng nhân viên, hạn chế sai sót. Mặt khác, một số lợi ích của ERP khá trừu tượng và khó xác định hơn, ví dụ mức độ hài lòng của khách hàng, cải thiện chất lượng hoặc tài chính minh bạch. Dù có đo lường được hay không, hãy cố gắng lượng hóa càng nhiều yếu tố càng tốt.

Bạn nên xác định những khía cạnh của doanh nghiệp cần được cải thiện, ví dụ tài chính kế toán, chuỗi cung ứng, hệ thống sản xuất hay vòng đời sản phẩm. Từng lĩnh vực cần phải có chỉ số chiến lược riêng nhằm tính chi phí tiết kiệm và lợi ích ròng. Chỉ số chiến lược của lĩnh vực tài chính kế toán có thể bao gồm chu kỳ tiền mặt, thời gian thu hồi tiền hàng tồn đọng, hoặc thời gian kết sổ theo ngày/ quý/ năm.

Nhờ đó có thể so sánh chỉ số ROI dự kiến với tổng chi phí sở hữu dự kiến nhằm xác định hiệu quả kinh tế của dự án ERP.

Làm thế nào để giải quyết nỗi sợ thay đổi?

Triển khai ERP đồng nghĩa với với việc doanh nghiệp phải thay đổi, và chúng ta thường không thích thay đổi vì nhiều lý do. Ngay cả sau khi kết thúc triển khai, thái độ của nhân viên đối với hệ thống mới cũng góp phần quyết định độ thành công cho dự án ERP.

Vì vậy, cần thiết lập kế hoạch chi tiết nhằm quản lý những thay đổi và đối phó với sự kháng cự thay đổi, và triển khai kế hoạch đó càng sớm càng tốt.

• Xác định những nhân sự sẽ bị ảnh hưởng bởi dự án
• Công khai thảo luận về những nhu cầu cần triển khai ERP và tầm ảnh hưởng dự án sẽ đem lại
• Giải thích nhiệm vụ của nhân viên nhằm đảm bảo thành công cho dự án

Đừng quên rằng mối lo âu về sự thay đổi cũng có thể đến từ các cấp quản lý của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp quyết định tiến hành triển khai dự án ERP vì hệ thống hiện tại đã lạc hậu, rời rạc và gây khủng hoảng cho doanh nghiệp. Nhưng một khi cơn khủng hoảng qua đi mức độ cấp thiết của dự án trong mắt các nhà quản lý cũng sẽ dần biến mất.

Hãy tin vào bản thân có khả năng đưa ra quyết định đúng đắn. Bạn càng đến gần với giai đoạn ra những quyết định cuối thì nỗi sợ hãi thất bại càng trỗi dậy mạnh mẽ, và bạn sẽ cảm giác như đang chùn bước. Vì lý do đó mà bắt buộc bạn, dưới cương vị một CEO, phải kiên định với quyết định của bạn.