1. Đáp ứng nhu cầu công ty
Việc nhà cung cấp có đáp ứng được nhu cầu hiện tại của công ty về hệ thống không là điều tất cả doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Vì vậy, nhóm dự án nên đưa cho các nhà cung cấp một danh sách các nhu cầu để họ có thể trình bày cách hệ thống ERP đáp ứng được yêu cầu này.
Hơn nữa, nhóm dự án cũng nên nâng cao các yêu cầu đối với các đề xuất cho các dịch vụ tư vấn triển khai phần mềm, tư vấn tích hợp và tư vấn kinh doanh.
Câu hỏi cần đặt ra: liệu nhà cung cấp đó có hiểu thị trường và khách hàng của bạn?
Chúng tôi tin rằng nhà cung cấp ERP cần được đối xử như một đối tác. Thông thường thì nhà cung cấp sẽ sẵn sàng để chia sẻ những đánh giá thẳng thắn về hiệu suất hoạt động của công ty bạn hơn là đối thủ.
Nếu nhà cung cấp hiểu được đặc tính ngành của bạn và nhóm khách hàng bạn đang hướng đến, họ sẽ biết được các thách thức khó khăn mà công ty đang đối mặt. Với kinh nghiệm làm việc với những yêu cầu kinh doanh đặc thù, nhà cung cấp tốt sẽ tìm ra giải pháp tốt nhất cho hệ thống công ty của bạn.
2. Công nghệ
Định hướng công nghệ là tiêu chí giúp bạn bớt phí thời gian với những nhà cung cấp không phù hợp. Việc định hướng công nghệ được xem xét và quyết định bởi bộ phận IT của công ty. Có thể nói rằng đây thường là vòng loại cho nhà cung cấp trong một dự án vì các phần mềm phù hợp với hướng đi công nghệ của công ty là tiêu chí quan trọng nhất.
Ví dụ, công ty muốn dùng công nghệ Microsoft hay công nghệ Oracle? Nếu công nghệ đang sử dụng có sự khác biệt thì bạn có chịu thay đổi không khi đã đầu tư một lượng lớn ngân sách vào nguồn lực IT?
Ngoài ra, đại diện mảng IT của công ty nên thử những công cụ có sẵn từ nhà cung cấp để phát triển báo cáo, giao diện chương trình ứng dụng (API), và các công cụ phát triển độc quyền.
Chúng tôi khuyến khích nhóm dự án soạn sẵn một ‘kịch bản demo’ để đưa cho mỗi nhà cung cấp. Sau khi đã chuẩn bị tốt, nhóm dự án có thể báo với những nhà cung cấp để chắc rằng họ cảm thấy thoải mái với danh sách yêu cầu, kịch bản demo và quy trình đánh giá.
Điều cuối cùng phải cân nhắc là khả năng tích hợp của giải pháp ERP với hệ thống của bên thứ 3. Sớm muộn gì bạn cũng sẽ cần đến sự hỗ trợ của bên thứ ba vì tính chất phức tạp của việc kinh doanh sẽ khó lòng dừng lại ở duy nhất một nhà cung cấp. Nếu bên thứ ba không thể tương tác tốt với họ, rắc rối trong tương lai là điều không thể tránh khỏi.
3. Năng lực
Một cuộc điều tra nho nhỏ về năng lực của nhà cung cấp không bao giờ thừa cả. Kết quả nên bao gồm báo cáo tài chính được công bố, định hướng của công ty và một ngũ quản lý cua họ. Bằng cách so sánh kết quả, bạn sẽ có được một ý tưởng khá rõ về nhà cung cấp mạnh nhất.
4. Khả năng hỗ trợ
Khả năng hỗ trợ bao gồm nhiều lĩnh vực. Bắt đầu với việc hỗ trợ phương pháp thực hiện, công cụ hỗ trợ, các công cụ tài liệu quy trình, trang web, các nhóm người sử dụng hoặc các cuộc khảo sát sự hài lòng của khách hàng.
Tuy nhiên, quan trọng nhất là khả năng hỗ trợ hai mục sau đây .
Hỗ trợ có thể linh hoạt đến mức nào về địa lý?
Một nhà cung cấp phù hợp có thể cung cấp các hỗ trợ đến mọi khu vực trong nước và toàn cầu khi các doanh nghiệp mở rộng. Một nhà cung cấp không thể xử lý các thị trường phát triển, các khu vực địa lý hoặc vượt qua quy trình phức tạp trong kinh doanh là nhà cung cấp thiếu năng lực.
Khả năng hỗ trợ của nhà cung cấp
Nhà cung cấp có thể huấn luyện nhân viên công ty, bao gồm nhóm và cá nhân không?
Công cụ tốt đến mức nào nằm trong tay người không biết sử dụng sẽ trở nên vô dụng. Vì vậy đào tạo là bắt buộc và các nhà cung cấp tốt nên hỗ trợ đào tạo chính thức chuyên sâu hơn là các vấn đề cơ bản. Nếu các nhà cung cấp ERP chỉ cung cấp một cái hệ thống hấp dẫn mà không có gì liên quan đến đào tạo, bạn đã có thể tiễn họ ra cửa và tiếp tục tìm kiếm các ứng cử viên tiếp theo.
5. Chi phí và rủi ro
Để nhận biết toàn bộ những loại chi phí công ty phải đối mặt trong quá trình triển khai dự án: chi phí phần mềm, chi phí hỗ trợ hàng năm (sẽ tăng), chi phí thực hiện (tính theo số giờ cho từng quá trình hoặc theo giờ), chi phí phần cứng. Cùng với chi phí luôn có những rủi ro không thể bỏ qua. Vì thế, hãy đặt câu hỏi với nhà cung cấp.
Những cạm bẫy và rủi ro nào có thể đem lại hậu quả trong quá trình dự án?
Một nhà cung cấp dày dặn kinh nghiệm đã làm việc với nhiều công ty với nhu cầu tương tự sẽ luôn biết được ích lợi, rủi ro và những cạm bẫy trong quá trình thực hiện dự án. Nhà cung cấp tiềm năng, đồng thời cũng là đối tác xứng đáng, sẽ trung thực về những nhược điểm vì họ có cùng mục tiêu với bạn và xem bạn và họ cùng đứng trên một chiếc thuyền.
Nhà cung cấp có lập ra thời hạn chắc chắn, mục tiêu rõ ràng và chuẩn mực, đồng thời chấp nhận chịu phạt nếu không đạt được không?
Tất cả những điều khoản trên đều nhằm mục đích đánh giá mức độ chuyên nghiệp và tinh thần trách nhiệm của nhà cung cấp.
Sau khi bạn đã tạo điều kiện cho nhà cung cấp trình bày, việc của nhóm dự án bây giờ là hoàn thành bảng so sánh tiêu chí đã nói đến ở đầu bài. Bước này sẽ chắc rằng nhóm nhận được một cái nhìn cân bằng và trung lập của các thuộc tính quan trọng, chức năng, thế mạnh và hạn chế của sản phẩm nhà cung cấp để giúp đỡ công ty xác định các phần mềm phù hợp nhất.
Chọn đúng nhà cung cấp đồng nghĩa với việc chọn một đối tác sẽ giúp công ty chuẩn bị phần nền tảng, hỗ trợ đào tạo, giúp giảm bớt quá trình chuyển đổi, xử lý rủi ro gặp phải và luôn đồng hành cho đến khi quá trình chuyển đổi hoàn tất. Có thể lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp để đi cùng và bạn đã hoàn thành một nửa hành trình đến thành công ERP.