BPM: Tối ưu hóa quy trình kinh doanh

BPM là gì?

Một nghiên cứu của Robert Half Management thực hiện năm 2007 với 1.400 lãnh đạo KD đã cho thấy việc cải tiến các quy trình KD là ưu tiên hàng đầu mà họ cần thực hiện trong các năm tới (Hình 1). Và BPM chính là lời giải cho yêu cầu cải tiến này.

Hình 1

Vậy BPM là gì? BPM (Business Process Management – Quản lý quy trình KD), xét về mặt quản lý (QL), là cách tiếp cận có hệ thống nhằm giúp các tổ chức (TC)/ doanh nghiệp (DN) tiêu chuẩn hóa và tối ưu hóa các quy trình hoạt động với mục đích giảm chi phí, tăng chất lượng hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu cần thiết. Về mặt công nghệ, BPM là một bộ công cụ giúp TC/DN thiết kế, mô hình hóa, triển khai, giám sát, vận hành và cải tiến các quy trình KD một cách
linh hoạt.

Có thể coi BPM là công nghệ thúc đẩy hợp tác giữa CNTT và người dùng nhằm xây dựng các ứng dụng có khả năng tích hợp con người, quy trình và thông tin trong TC/DN.
Một bộ ứng dụng BPM bao gồm 4 thành phần quan trọng (Hình 2):

Hình 2

• Mô hình hóa các quy trình: Phác họa các quy trình dự kiến và cách thức hoạt động của chúng

• Phân tích hoạt động KD: Cho phép nhà QL xác định được các vấn đề trong KD, các xu hướng, cơ hội, thách thức thông qua hệ thống các báo cáo, biểu đồ…

• QL nội dung: Cung cấp một hệ thống lưu trữ và bảo vệ tài liệu điện tử, hình ảnh, và các loại dữ liệu khác

• Các công cụ tích hợp: Loại bỏ các rào cản trong giao tiếp giữa các phòng, ban thông qua diễn đàn thảo luận, các cổng thông tin, bảng tin được tích hợp trên nền web cũng như trong các hệ thống…

Quá trình phát triển của BPM

Trong quá trình hình thành và phát triển, BPM đã trải qua nhiều dạng thức với sự tiếp nối của nhiều công nghệ. Thập niên 80 chứng kiến sự phát triển của các ứng dụng QL theo luồng công việc. Luồng công việc (Workflow) là thuật ngữ được sử dụng để miêu tả các quy trình được gắn liền với hệ thống, trong đó liệt kê danh sách các công việc cần hoàn thành,cả thủ công lẫn tự động hoá và lên kế hoạch từ trước trong TC/DN. Việc tích hợp các ứng dụng quản lý trong TC/DN với những quy trình này đòi hỏi phải tùy chỉnh với chi phí tốn kém và khả năng linh hoạt thấp. Trong thời gian đó, sự xuất hiện của các công nghệ tích hợp ứng dụng DN (EAI – Enterprise Application Intergration) đã cải thiện phần nào sự giao tiếp giữa các hệ thống – giúp các dữ liệu tự động đồng bộ trên toàn tổ chức; dữ liệu trong một hệ thống được kế thừa và sử dụng trong các hệ thống khác mà không cần thiết phải nhập liệu lại.

Cuối những năm 90, thị trường các ứng dụng QL theo luồng công việc và thị trường EAI bắt đầu hội tụ, ranh giới giữa các giải pháp này gần như bị xóa nhòa với sự xuất hiện của các giải pháp kết hợp các tính năng bao trùm cả hai lĩnh vực – đó là BPM.

BPM và các ứng dụng DN khác

Các ứng dụng BPM được tích hợp như một bộ công cụ có khả năng xây dựng và QL các giải pháp dựa trên nền tảng các quy trình KD đặc thù của DN. BPM cho phép DN mô hình hóa, thiết kế và thay đổi các quy trình KD một cách nhanh chóng và hiệu quả. Trong khi đó, các ứng dụng DN khác thường chỉ bao gồm các chức năng được xây dựng sẵn, khi DN muốn triển khai sẽ đứng trước hai lựa chọn: hoặc chấp nhận các quy trình sẵn có trong phần mềm hoặc đầu tư thêm chi phí và thời gian để chỉnh sửa (customize).

BPM có khả năng tích hợp các ứng dụng DN cũng như người dùng vào trong một quy trình mới. Các ứng dụng DN cho phép dịch chuyển, kế thừa dữ liệu lẫn nhau, BPM cung cấp thêm tính năng tương tác với con người và khả năng hỗ trợ các quy trình phức tạp. Con người tham gia theo hai hướng:

• Dưới góc độ nhân viên tác nghiệp: BPM thể hiện các đơn vị tham gia trong quy trình dưới dạng các nhiệm vụ, mỗi nhiệm vụ có hướng dẫn công việc chi tiết, tình trạng, mức độ ưu tiên, ngày hoàn thành và các thuộc tính khác. Nhân viên tác nghiệp sử dụng BPM để giám sát và thực hiện các nhiệm vụ được giao cho họ hoặc cho các nhóm làm việc của họ.

• Dưới góc độ người QL: Người QL sử dụng BPM để kiểm soát quy trình thực hiện công việc thông qua các báo cáo đồ họa, cho phép họ nắm bắt nhanh chóng tình trạng công việc và cảnh báo các nút thắt cổ chai (điểm tắc nghẽn) nếu có. Họ cũng thường xuyên tham gia vào các nhiệm vụ bằng cách tham gia vào quá trình phê duyệt.

Các ứng dụng BPM phản ánh quy trình theo thời gian thực, cho phép người QL không chỉ dễ dàng xác định các nút thắt cổ chai hay các hoạt động kém hiệu quả trong quy trình đó, mà còn dễ dàng sửa đổi để cải thiện hiệu năng.

Thị trường BPM

Đây là một trong những mảng thị trường nóng trong ngành công nghiệp phần mềm ngày nay, với mức độ tăng trưởng dự kiến gấp 10 lần trong vòng 5 năm, từ 500 triệu USD (2006) lên 6 tỷ USD (2011). Thị trường BPM sau quá trình phát triển rộng về quy mô, đang có xu hướng dần thống nhất, trong năm 2006 có tới hơn 150 nhà cung cấp, nhưng đến cuối năm 2008 số lượng các nhà cung cấp tên tuổi đã được khẳng định còn lại không nhiều, có thể kể đến Appian, IBM, Oracle, Software AG, SAP, Microsoft, Lombardi, Pegasystems, TIBCO…. Nguyên nhân một phần là do quá trình mua lại và sát nhập các giải pháp BPM nhỏ của các “ông lớn” trên thị trường phần mềm ứng dụng DN.

Các hãng nghiên cứu tên tuổi như Gartner, Forrester và IDC đều đưa ra các dự báo về thị trường BPM trong những năm tới. Mặc dù các con số có thể không thống nhất, nhưng tất cả đều cho thấy BPM sẽ có mức tăng trưởng chóng mặt (biểu đồ).