Quản lý giao tiếp trong dự án bao gồm các quy trình để đảm bảo thông tin trong dự án được tạo ra, phân phối, thu thập, sắp xếp một cách kịp thời, phù hợp. Quản lý dự án dành phần lớn thời gian giao tiếp với các thành viên trong dự án và các bên liên quan khác của dự án, cho dù họ là những thành viên trong nội bộ (ở tất cả các cấp tổ chức) hoặc bên ngoài để tổ chức. Giao tiếp hiệu quả tạo ra một cầu nối giữa các bên liên quan, từ những người từ những tổ chức khác nhau về văn hóa, trình độ chuyên môn và các quan điểm và lợi ích khác nhau, có tác động hoặc có ảnh hưởng khi thực hiện hoặc kết quả của dự án.
Hình cung cấp cái nhìn tổng quan về các quá trình quản lý giao tiếp của dự án, cụ thể bao gồm:
2 Quản lý giao tiếp – Là quy trình của việc tạo ra, thu thập, phân phối, lưu trữ, khôi phục và sự sắp xếp cuối cùng của thông tin dự án phù hợp với kế hoạch quản lý giao tiếp.
3 Điều chỉnh giao tiếp – Là quy trình kiểm tra và giám sát giao tiếp trong suốt vòng đời dự án nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu thông tin của các bên liên quan.
Các hoạt động giao tiếp tham gia vào các quy trình này thường có nhiều chiều cần phải được xem xét, bao gồm:
– Bên trong (trong dự án) và bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, các dự án khác, các tổ chức, cộng đồng);
– Chính thức (các báo cáo, biên bản, cuộc họp giao ban) và không chính thức (email, bản ghi nhớ, thảo luận);
– Theo chiều dọc (trên và dưới trong ổ chức) và chiều ngang (với các đồng nghiệp);
– Văn bản, lời nói, bằng lời nói và phi ngôn ngữ (ngôn ngữ cơ thể)
Hầu hết các kỹ năng giao tiếp là phổ biến cho công việc quản lý nói chung và quản lý dự án nói riêng chẳng hạn như:
– Lắng nghe chủ động, tích cực và có hiệu quả;
– Đặt câu hỏi và thăm dò ý kiến và tình huống để đảm bảo sự hiểu biết tốt hơn;
– Đào tạo để nâng cao kiến thức của nhóm để có hiệu quả hơn;
– Phát hiện sự thật để để xác định hoặc xác nhận thông tin;
– Thiết lập và quản lý kỳ vọng;
– Thuyết phục một người, một nhóm hoặc một tổ chức để thực hiện một hành động;
– Tạo động lực để cung cấp khuyến khích và bảo đảm;
– Huấn luyện để cải thiện hiệu suất và đạt được kết quả mong muốn;
– Đàm phán để đạt được thỏa thuận hai bên chấp nhận giữa các bên;
– Giải quyết xung đột để ngăn chặn những tác động gây rối;