8 BƯỚC THỰC HIỆN QUẢN LÝ RỦI RO

Danh ngôn có câu, “Cơ hội chỉ đến với những tư tưởng đã sẵn sàng”. Quản lý rủi ro và xác định rủi ro chính là hai “tư tưởng đã sẵn sàng” cho một dự án, hoặc ít nhất chiếm phần lớn trong số đó. Đứng ở một vị trí mà bạn phải dập những đám cháy mỗi ngày, nhìn tiến độ dự án và tự hỏi tại sao lại có những biến động về giá hay phải viết những email dài dòng xin thêm nguồn lực hoặc thời gian. Chắc chắn đây không phải là công việc mơ ước của bất cứ nhà quản lý dự án nào, mà ngược lại, đó thực sự là một cơn ác mộng.

Những gì tôi chia sẻ dưới đây là danh sách 8 bước hầu như đã giúp tôi rất nhiều trong lĩnh vực quản lý dự án. Đây là tất cả những điều phải làm với Quản lý rủi ro và tôi có thể đảm bảo rằng chúng sẽ làm tăng hiệu quả trong việc quản lý dự án hàng ngày của bạn.

1. TÍCH HỢP QUẢN LÝ RỦI RO

Tích hợp Quản lý rủi ro trong các công việc hàng ngày, trong những dự án, và cả trong SOPs (quy trình thao tác chuẩn) của bạn. Có nhiều đội đã phải gánh chịu hậu quả bởi sự thiếu kinh nghiệm, thiếu trải nghiệm và quá tự tin, hoặc đơn giản là họ tin rằng không cần phải quản lý rủi ro trong dự án của họ. Suy nghĩ này giống như một bộ phim kinh dị đáng sợ mà cứ từng người phải chết đi cho đến khi nhìn thấy một kết quả rõ ràng.

Những giả thuyết, những sự việc chưa được kiểm chứng, theo dõi công việc thiếu sát sao, thiếu nhân sự, thuê nhân công bên ngoài và còn hàng ngàn yếu tố nữa là những thực tế xảy ra xung quanh ta, có thể gây thêm rủi ro cho dự án và khiến dự án thất bại.

Quản lý rủi ro phải được tích hợp trong toàn bộ môi trường làm việc, thái độ làm việc và cách thức hoạt động của tổ chức, bao gồm cả việc đào tạo đội ngũ của bạn biết cách xác định, báo cáo, và giảm thiểu rủi ro dự án một cách hiệu quả.

2. XÁC ĐỊNH RỦI RO

Xác định các rủi ro là giai đoạn đầu trong quản lý rủi ro. Bạn luôn phải bắt đầu một dự án mà chưa hề có bất kỳ ý niệm nào về nó trước đó, vì thế bạn cần phải có một môi trường đối thoại thẳng thắn trong nội bộ nhóm của mình và với khách hàng để phát hiện ra mọi rủi ro.

Khi làm việc trong một dự án, các luồng thông tin chính về rủi ro là các thông tin lấy từ bên nhân sự hay các thông tin được ghi nhận. Việc tương tác giữa mọi người trong các buổi nhận diện rủi ro tạo điều kiện thuận lợi rất lớn cho việc nhận diện rủi ro. Những kinh nghiệm, chuyên môn và cái nhìn trực diện vào các thách thức của dự án hay của tổ chức sẽ góp phần tăng thêm giá trị thực tiễn trong quá trình xác định rủi ro của bạn.

Các thông tin được ghi nhận có thể tìm thấy trong vô số nguồn, từ tài liệu phòng ngừa rủi ro của bạn, các bài học kinh nghiệm trong lập kế hoạch dự án, cho tới các yêu cầu liên quan đến các dự án cũ hay từ mạng Internet và các tài nguyên chuyên ngành khác. Mặc dù hầu như khó có thể xác định được tất cả các rủi ro ngay từ ban đầu nhưng phần lớn các rủi ro quan trọng có thể dễ dàng nhận diện và lên kế hoạch, điều này sẽ giảm được các vấn đề có thể xảy ra trong tương lai.

3. TRUYỀN THÔNG RỦI RO

Hãy nhớ cảnh tượng người ta nhìn thấy một chàng trai đến gặp bạn của mình với một chiếc cưa máy giấu sau lưng nhưng họ quá sợ hãi để òa khóc hay lên tiếng cảnh báo cho người bạn đó! Cảnh tượng kết thúc cũng rõ rồi đấy. Hầu như ban sẽ nhìn thấy một khuôn mẫu chung khi có một nguy cơ xuất hiện và gây tổn thất, và sẽ có một ai đó ở một nơi nào đó trong tổ chức của bạn luôn nói “Tôi biết điều đó sẽ xảy ra mà!”

Truyền thông rủi ro chính là công cụ sẽ bảo vệ bạn an toàn khỏi người đàn ông cùng chiếc cưa máy. Một cách tuyệt vời để tích hợp truyền thông rủi ro trong công việc là khiến nó trở thành một phần trong các buổi họp thường xuyên, và bạn phải yêu cầu các thành viên trong nhóm báo cáo về những rủi ro hiện tại đang ở mức tối thiểu. Lợi ích của cách làm này là chúng sẽ báo động nhiều rủi ro hơn, vậy nên nếu một rủi ro được ngăn chặn, thì bạn có thể ít phải quan tâm tới những rủi ro phát sinh từ đó.

4. QUYỀN SỞ HỮU VÀ TRÁCH NHIỆM

Trách nhiệm không bao giờ vô chủ mãi, nó luôn phải đặt trên vai một người nào đó. Khi xác định được rủi ro, công việc không dừng lại ở việc tạo nên một danh sách các rủi ro. Bước quan trọng tiếp theo là xác định và quy trách nhiệm cho những người phù hợp. Một người mà thực sự có thể quan tâm đến những rủi ro đó.

Đương nhiên, người ta sẽ không cảm thấy thoải mái khi bị giao nắm giữ một rủi ro, nhưng về lâu dài, điều này cực kỳ có lợi cho dự án. Mọi người sẽ chú ý nhiều hơn đến nhiệm vụ của mình khi được phân công rõ ràng, đặc biệt là với những rủi ro. Điều này cũng giúp nâng cao một cách toàn diện thái độ quản lý rủi ro dự án trong nhóm và tổ chức của bạn.

5. ƯU TIÊN RỦI RO

Nếu như năm ngón trên bàn tay bạn dài ngắn khác nhau và có những ảnh hưởng khác nhau lên hoạt động của bạn, thì không lý nào tất cả các rủi ro trong dự án của bạn lại được ưu tiên xử lý như nhau. Trong quản lý dự án, công thức tính rủi ro đơn giản của chúng ta là:

Xác suất X Tác động

Công thức này thực sự giúp chúng ta xác định được một mạng lưới cơ bản những rủi ro nên được phân loại theo thứ tự nào. Tôi thường dùng một trang excel đơn giản với bảng pivot và thêm các phân lớp rủi ro phụ như rủi ro về vận tải, bảo dưỡng và quản trị, nguồn nhân lực… Những thứ này giúp tôi nhận biết được những nhóm hoạt động quản lý nào đang bị chậm trễ và để giải quyết thì tôi cần làm việc với những đội nào.

6. PHÂN TÍCH RỦI RO

Một khi các rủi ro đã được xác định và phân công, điều vô cùng quan trọng phải làm là lên một chiến lược ứng phó với các rủi ro. Có rất nhiều cách để phân tích rủi ro, nhưng cách làm mà tôi thấy thường khá hữu ích là một quá trình gồm hai bước: phân tích rủi ro độc lập và phân tích rủi ro dự án.

Phân tích rủi ro độc lập: Khi phân tích các rủi ro độc lập, việc biết chắc những nguyên nhân và các chỉ số về những rủi ro đặc thù đó sẽ mang lại nhiều ích lợi. Các nguyên nhân và chỉ số này sẽ giúp nhận dạng hoặc cảnh báo cho đội thực hiện dự án về mối nguy cơ sẽ xuất hiện. Vì từ một rủi ro sẽ càng sinh thêm nhiều rủi ro hơn và gây hiệu ứng lan tỏa trong nhiều trường hợp, thế nên việc xác định rủi ro thứ cấp và tam cấp là một cách tiếp cận hữu hiệu. Đơn giản là nó cho bạn biết nếu nguy cơ chính xảy ra, những rủi ro thứ cấp có thể xuất hiện, và từ những rủi ro thứ cấp, những rủi ro tam cấp sẽ xảy ra.

Phân tích Rủi ro Dự án: Khi mà các rủi ro độc lập đã được phân tích, hãy luôn đặt chúng vào dự án tổng thể. Một số rủi ro này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các rủi ro khác, trong khi một số khác thì không. Điều này phải được dựa vào WBS (danh sách chi tiết các bước cần hoàn thành một dự án) và tiến độ dự án để có thể cung cấp cho bạn một viễn cảnh rõ ràng nơi bạn đang đứng và những gì bạn có thể phải đối mặt.

Trong bước này, bạn có thể bắt đầu lập những mô phỏng cơ bản xoay quanh ba giới hạn để dự án đáp ứng được như các dòng thời gian, chi phí vv.. theo như ban đầu quy định hoặc sẽ phải thay đổi những điều này ở đây. Nếu trường hợp có thay đổi, bạn sẽ có nhiều lập trường để giải thích tại sao lại có những thay đổi này, những tác động có thể xảy ra với toàn bộ dự án là gì hoặc các thành tố trong đó là gì.

7. PHẢN ỨNG RỦI RO

Toàn bộ việc xác định rủi ro là để ngăn ngừa bất kỳ tác động bất lợi nào lên dự án. Khi lập kế hoạch phản ứng rủi ro, có ba cách tiếp cận đó là giảm thiểu rủi ro, né tránh rủi ro và chấp nhận rủi ro.

Chấp nhận rủi ro là cách tiếp cận đơn giản nhất và chỉ khả thi khi tác động rủi ro là quá nhỏ nếu rủi ro thực sự xảy ra hoặc khi các biện pháp để giảm thiểu tác động quá khó để thực hiện.

Né tránh rủi ro có nghĩa là các hoạt động trong dự án của bạn sẽ được lên kế hoạch và tổ chức để bạn không gặp phải những rủi ro đó. Phần lớn các rủi ro phải xử lý trong một dự án thông thường là những rủi ro cần được giảm thiểu. Nếu bước phân tích rủi ro được thực hiện chính xác, bạn sẽ có tối đa thông tin để hành động, chủ động ngăn chặn được những yếu tố khiến cho rủi ro đó xuất hiện hoặc giảm thiểu những ảnh hưởng từ rủi ro đó.

8. TÀI LIỆU PHÒNG NGỪA RỦI RO

Tài liệu phòng ngừa rủi ro là một công cụ thiết yếu phải có với một nhà quản lý dự án. Tài liệu này sẽ giúp bạn theo dõi các rủi ro đã và đang tiếp diễn từ quá khứ, những rủi ro mới nổi và những rủi ro tiềm tàng nào sẽ xảy ra ở giai đoạn hoặc nhiệm vụ gì của dự án.

Những thông tin có cấu trúc sẵn thế này giúp cho việc theo dõi, báo cáo và truyền đạt những rủi ro với nhóm thực hiện dự án và các bên có liên quan một cách ngắn gọn và có kết cấu hơn. Trong tài liệu nhận diện rủi ro, bạn có thể theo dõi xem liệu những rủi ro trọng yếu liên quan đã gây ra bất kỳ thay đổi nào trong dự án hay chưa, hay tình trạng hiện tại của rủi ro như thế nào, V.V

8 bước thực hiện quy trình quản lý rủi ro cơ bản sẽ giúp bạn kiểm soát và quản lý dự án tốt hơn. Đây chưa hẳn là những bước làm chính xác nhất nhưng bạn luôn có thể giảm mức độ thiệt hại và tìm ra chiến lược quản lý tốt hơn trong những dự án của mình. Chúc bạn quản lý dự án thành công!