Enterprise Resource Planning (ERP) là hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý tổng thể hoạt động. Phần mềm ERP không còn xa lạ với giới quản lý điều hành doanh nghiệp nói chung, song vẫn là một bài toán khó khi chạm đến vấn đề ứng dụng.

Bất cứ công cụ nào, dù hiện đại đến đâu, cũng có thể trở nên vô dụng, thậm chí gây cản trở nếu không dùng đúng cách. Vì vậy, bài viết hôm nay dùng phần mềm CloudSuite Industrial (ERP SyteLine) để làm một ví dụ minh họa.  Qua bài viết, hy vọng doanh nghiệp sẽ dễ hình dung hơn cách thức ứng dụng phần mềm ERP vào quy trình sản xuất trong doanh nghiệp.

Hiểu rõ nhu cầu công ty

Phần mềm CloudSuite Industrial là giải pháp quản lý toàn diện cho doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, với nhiều phân hệ phục vụ các chức năng chuyên biệt trong hoạt động kinh doanh.

Nhìn vào hình minh họa bên trên, ta có thể thấy bên phải là các phân hệ của phần mềm CloudSuite Industrial gồm 3 cột:

• 14 phân hệ cơ bản (Quản lý bán hàng, Quản lý thu mua, Quản lý sản xuất, Nhân sự, Tài chính, Quản lý quan hệ khách hàng…)
• 12 phân hệ mở rộng (Quản lý quy trình báo giá, Giao diện thẻ tín dụng, Dự báo, Quản lý chất lượng, Lập kế hoạch và điều độ sản xuất nâng cao-APS…)
• 5 hệ thống báo cáo/cổng thông tin (KPI và bảng thông tin, cổng thông tin nhà cung cấp…)
• 4 ứng dụng tích hợp (Quản lý dòng đời sản phẩm, quản lý kho, quản lý tài sản, quản lý chi phí).

Ở cột bên trái là 26 tiểu phân hệ thuộc 14 phân hệ cơ bản có thể giải quyết được tất cả nhu cầu và các mảng quản lý cần thiết trong kinhh doanh.

Tuy nhiên, công ty không nhất thiết phải có toàn bộ các phân hệ cũng như tiểu phân hệ hay phần mở rộng của hệ thống này. Bước đầu tiên để đánh giá công cụ hoạt động có hiệu quả không là phải xác định nhu cầu để tìm kiếm công cụ đáp ứng được nhu cầu đó. Doanh nghiệp có thể chọn các phân hệ trọng tâm cơ bản của phần mềm CloudSuite Industrial và các mở rộng tương ứng nào mà mình thấy phù hợp, đương nhiên là có sự tư vấn của chuyên gia. Có như vậy thì sử dụng và đánh giá về sau mới được chính xác.

Xác định rõ quy trình kinh doanh

Tiếp theo hãy xem phần mềm CloudSuite Industrial được ứng dụng thế nào. Hình bên dưới minh họa ứng dụng của các phân hệ ERP trong quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Lộ trình của hệ thống ERP đã bao quát 3 lĩnh vực cần quản lý lớn nhất của doanh nghiệp: sản xuất, bán hàng và tiếp thị, kế toán tài chính. Bắt đầu với khách hàng, khi bộ phận sản xuất đưa ra dự đoán về khách hàng cùng lúc với thông tin về đơn hàng từ bộ phận sales và marketing, những dữ liệu này sẽ được tổng hợp để lên kế hoạch và tiến hành tính toán để bắt đầu sản xuất… Nhìn vào lộ trình này, những thành phần tham gia vào từng quá trình và quá trình nào cần phân hệ nào hiện ra rất rõ ràng. Theo đó, kế toán tài chính là lĩnh vực xuyên suốt các công đoạn, trong khi đó sale và marketing chỉ liên quan đến phần định giá, ước tính, mô phỏng và làm việc với khách hàng lẫn nhà cung cấp.

Dưới đây  bảng liệt kê chi tiết các phân hệ được trình bày dựa trên các lĩnh vực quản lý kinh doanh.

Trong quá trình sử dụng, nếu như khách hàng có chỗ nào chưa hiểu về quy trình, hệ thống luôn có bản đồ sơ lược cho từng phân hệ đó. Tiêu biểu như phân hệ CRM (customer relationship management) bên dưới, hệ thống ERP cho phép theo dõi quy trình đã được thực hiện đến đâu, sắp đến bước gì. Đi cùng với quy trình đó là các chiến dịch (campaign), dự báo và nhân viên kinh doanh có liên quan.

Phần mềm CloudSuite Industrial không những là hệ thống ERP cho phép tiếp cận thông tin từ thiết bị di động như điện thoại thông minh mà còn giúp cho các nhân viên theo dõi tiến độ cá nhân. Đặc biệt nhân viên kinh doanh có thể dễ dàng cập nhật tình trạng của các khách hàng qua chức năng thông báo bằng thiết bị di động (Mobile Task and Alerts).

Sử dụng giao diện tập trung để quản lý

Tại trang chủ của hệ thống ERP, tất cả các thông tin đều được hiển thị trên cùng một trang. Nhà quản lý có thể vừa xem doanh thu của bộ phận Chăm sóc khách hàng, vừa có thể xem hoạt động của bộ phận Kế hoạch sản xuất. Đặc biệt, tại trang chủ cũng có hiển thị các KPI để so sánh giữa những công việc cụ thể và yêu cầu đặt ra của dự án. Đây là công cụ rất hiệu quả cho việc quản lý dự án.

Tích hợp các ứng dụng văn phòng quen thuộc

Doanh nghiệp luôn có thể tích hợp hệ thống với ứng dụng Microsoft như Word, Outlook, Excel, Internet Explorer, Windows Mobile, Microsoft Sharepoint… Trong đó, khả năng tích hợp với Excel là nổi bật nhất cho phép tạo ra các bảng báo cáo tài chính trên giao diện quen thuộc của Excel. Vì vậy, khi người dùng có đủ kỹ năng xử lý ứng dụng Excel thì sẽ phát huy hết khả năng của hệ thống CloudSuite Industrial  ở phân hệ kế toán tài chính này.

Khi đó bảng báo cáo xuất ra sẽ giống như hình dưới đây.

Thực ra ứng dụng hệ thống ERP không khó, chỉ cần biết doanh nghiệp nắm được nhưng quy tắc cơ bản. Đối với những hệ thống như ERP SyteLine, việc hình dung được lộ trình của các phân hệ ứng dụng lên các quy trình kinh doanh ra sao rất quan trọng đối với hiệu quả sử dụng sau này. Ngoài ra, để có thể tận dụng được hết các chức năng của một hệ thống, doanh nghiệp cần phải phân loại được thông tin đưa vào cũng như biết được mình muốn thông ra đầu ra là gì. Bài viết chỉ đưa ra những nguyên tắc chung nhất khi bắt đầu sử dụng một hệ thống ERP. Khi bắt đầu đi sâu vào tính phức tạp của từng phân hệ thì cần đến nhân viên cấp cao của từng bộ phận, thế nhưng đó cũng là lúc toàn bộ tính năng của hệ thống được khai thác tối ưu, đem lại lợi ích khổng lồ cho doanh nghiệp.