INFOCHIEF ACADEMY · COBIT 5 KNOWLEDGE SERIES
COBIT 5 và COBIT 2019: Những điểm cần xem xét khi cập nhật hệ thống quản trị IT.
Cập nhật phiên bản là cơ hội rà thiết kế, ưu tiên và cách đánh giá. Đối chiếu mô hình, thành phần và bối cảnh giúp giữ cơ chế đang có tác dụng, đồng thời sửa phần chưa phù hợp bằng một phạm vi thử có căn cứ.
Biên soạn: Infochief Academy · Chuyên đề: Quản trị IT theo COBIT 5
Khi một khung quản trị có phiên bản mới, doanh nghiệp thường hỏi cần đổi bao nhiêu tài liệu. Câu hỏi dễ đo nhưng chưa chạm vấn đề chính: hệ thống quản trị hiện tại có đang phù hợp với chiến lược, rủi ro và cách tổ chức công nghệ hay không?
Cập nhật từ COBIT 5 sang COBIT 2019 nên được xem là cơ hội rà cách thiết kế, lựa chọn trọng tâm và đánh giá kết quả. Không nên chỉ đổi tên quy trình hoặc xóa bộ tài liệu cũ để làm lại. Những cơ chế đang tạo giá trị cần được giữ, còn phần chưa phù hợp cần được sửa theo căn cứ rõ.
Kiểm kê điều đang hoạt động trước khi đọc khác biệt
Bước đầu là xác định doanh nghiệp đang sử dụng COBIT 5 ở mức nào. Có nơi dùng để phân định quyền, có nơi dùng để chọn quy trình hoặc đánh giá năng lực, có nơi chỉ tham khảo thuật ngữ. Cách cập nhật phải phản ánh trạng thái đó, không giả định mọi tổ chức đã triển khai một hệ thống giống nhau.
Cần ghi những cơ chế thực sự được sử dụng: cuộc họp, hồ sơ quyết định, trách nhiệm, báo cáo, kiểm soát và cách đánh giá. Một danh sách tài liệu không cho biết hệ thống có hoạt động. Hãy xem đầu ra nào được người nhận dùng và phần nào tồn tại nhưng không ảnh hưởng quyết định.
Cũng cần xác định bối cảnh đã đổi. Thuê ngoài, dịch vụ số mới, mô hình triển khai hoặc yêu cầu bảo vệ thông tin có thể làm cơ chế cũ chưa đủ. Đây là căn cứ để cập nhật thiết kế, ngay cả khi một số tên quy trình giữa hai phiên bản có vẻ tương tự.
Người lãnh đạo công nghệ có thể tham khảo chương trình Lãnh đạo IT – CIO để phát triển cách trình lý do và lựa chọn cập nhật. Trong doanh nghiệp, cần có người bảo trợ hiểu vấn đề cần giải quyết, thay vì chỉ yêu cầu chuyển phiên bản vì muốn tài liệu mang tên mới.
Những thay đổi không dừng ở số lượng
COBIT 5 có mô hình tham chiếu 37 quy trình; COBIT 2019 trình bày mô hình cốt lõi với 40 mục tiêu quản trị và quản lý. Mỗi mục tiêu gắn với quy trình và các thành phần liên quan. Vì vậy, không nên diễn giải việc cập nhật đơn giản là thêm ba quy trình vào danh sách cũ.
COBIT 2019 phân biệt sáu nguyên tắc cho hệ thống quản trị và ba nguyên tắc cho khung quản trị. COBIT 5 sử dụng năm nguyên tắc. Cách đọc cần giữ hai phạm vi trong phiên bản mới, tránh cộng các nguyên tắc thành một danh sách rồi so trực tiếp bằng số lượng.
Thuật ngữ enabler của COBIT 5 chuyển sang components, các thành phần của hệ thống quản trị. Những nội dung như con người, thông tin, cơ cấu và văn hóa tiếp tục quan trọng. Không nên hiểu thay thuật ngữ là phiên bản mới bỏ yêu cầu nhìn toàn diện và chỉ tập trung vào quy trình.
Goals Cascade cũng được cập nhật về cấu trúc và mục tiêu, với alignment goals trong COBIT 2019. Các ánh xạ đã dùng ở COBIT 5 cần được rà, không đổi tên rồi giữ nguyên mọi quan hệ. Đường nối phải tiếp tục giải thích được đóng góp trong hoàn cảnh doanh nghiệp hiện tại.
Thiết kế theo bối cảnh thay vì giữ một phạm vi mặc định
COBIT 2019 đưa vào các design factors, yếu tố thiết kế, giúp tùy chỉnh hệ thống quản trị theo bối cảnh. Những nội dung như chiến lược, mục tiêu, rủi ro, vai trò của IT, cách cung cấp và triển khai ảnh hưởng mức quan trọng của các mục tiêu quản trị, quản lý. Công cụ hỗ trợ có thể tạo đầu vào, nhưng không thay quyết định của tổ chức.
Khi cập nhật, nhóm cần xem yếu tố nào đã thay đổi và vì sao điều đó làm trọng tâm khác đi. Chẳng hạn, tăng phụ thuộc nhà cung cấp có thể khiến trách nhiệm, giao nhận và bằng chứng dịch vụ cần được rà. Không nên giữ phạm vi cũ chỉ vì đã có tài liệu, cũng không chọn mọi mục tiêu mới cùng mức ưu tiên.
Các focus areas, lĩnh vực trọng tâm, hỗ trợ cách nhìn theo chủ đề phù hợp. Doanh nghiệp nên dùng khi có nhu cầu và phạm vi rõ, không coi đây là danh mục phải triển khai đầy đủ. Điều cần bảo vệ là sự nhất quán giữa mục tiêu, bối cảnh và năng lực thực hiện.
| Nội dung cần rà | Thay đổi cần hiểu | Việc cập nhật đề xuất |
|---|---|---|
| Mô hình và mục tiêu | Từ 37 quy trình tới 40 mục tiêu | Đối chiếu mục đích, phạm vi và các phụ thuộc |
| Thành phần hệ thống | Enabler chuyển sang components | Giữ và rà điều kiện ngoài quy trình |
| Thiết kế theo bối cảnh | Có yếu tố thiết kế và trọng tâm | Xác định lại ưu tiên theo nhu cầu |
| Đo và đánh giá | Cách quản lý hiệu suất thay đổi | Rà phương pháp, tiêu chí và tính so sánh |
Bảng là công cụ rà soát đề xuất, không phải ánh xạ đầy đủ giữa hai phiên bản. Với từng phần, cần dùng tài liệu chính thức để xác định nội dung và giữ căn cứ tùy chỉnh. Một bảng đổi mã không thể thay việc rà trách nhiệm, dữ liệu và quyết định thực tế.
Chương trình Trưởng Phòng IT – IT Manager là hướng tham khảo để phát triển khả năng chuyển thiết kế thành kế hoạch và trách nhiệm. Trong cập nhật, cần nhìn tải công việc hiện có để lựa chọn phạm vi thử có thể thực hiện, thay vì yêu cầu mọi nhóm sửa tài liệu đồng thời.
Rà những quy trình đổi phạm vi và cách đánh giá
Một số thay đổi đáng chú ý ảnh hưởng trực tiếp việc phân công. COBIT 5 BAI01 quản lý chương trình và dự án; COBIT 2019 tách quản lý chương trình và quản lý dự án, với BAI11 cho dự án. APO14 về dữ liệu và MEA04 về bảo đảm cũng là những mục tiêu được bổ sung trong mô hình mới.
Nhóm cần đối chiếu đầu ra và trách nhiệm đang có với phạm vi mới. Có thể nhiều hoạt động đã được thực hiện dù không mang đúng mã. Cập nhật lúc đó là làm rõ quan hệ và quyền, không nhất thiết lập thêm bộ phận hoặc tạo thêm quy trình riêng cho mỗi mục tiêu.
Quản lý hiệu suất cũng phải được rà. PAM gốc của COBIT 5 dùng mô hình đánh giá dựa trên ISO/IEC 15504, còn COBIT 2019 có cách quản lý hiệu suất với cơ chế năng lực quy trình dựa trên CMMI. Không nên coi cùng số mức là cùng tiêu chí hoặc tự chuyển điểm cũ sang điểm mới.
Báo cáo cần ghi mô hình, phương pháp, phạm vi và thời kỳ. Nếu tiếp tục dùng kết quả cũ làm dữ liệu nền, phải giải thích giới hạn so sánh. Một thay đổi điểm có thể do tiêu chí khác, không phải năng lực thực tế tăng hoặc giảm. Cần giữ bằng chứng gốc để người nhận hiểu điều gì đã thay đổi.
Nền tảng trong chương trình COBIT 5 Foundation có thể hỗ trợ hiểu hệ thống đang sử dụng trước khi đối chiếu. Khi cập nhật sang COBIT 2019, đội ngũ cần tiếp tục đọc tài liệu và phát triển năng lực theo phiên bản mới; nền tảng cũ không tự bao quát mọi thay đổi.
Thử cập nhật trên một phạm vi có người sở hữu
Tình huống giả định: doanh nghiệp đang dùng COBIT 5 để quản lý danh mục và dự án, nhưng trách nhiệm về dữ liệu phân tán. Khi mở thêm dịch vụ số, các dự án mất nhiều thời gian thống nhất dữ liệu và không có đầu mối quyết định chung. Đây là lý do cụ thể để xem lại thiết kế, thay vì chỉ đổi danh mục quy trình.
Nhóm cập nhật chọn một dịch vụ để rà mục tiêu, vai trò dữ liệu, phụ thuộc dự án và bằng chứng giám sát. Họ đối chiếu các nội dung liên quan trong COBIT 2019, giữ những cuộc họp và hồ sơ đang có tác dụng, đồng thời làm rõ phần trách nhiệm còn thiếu. Không cần xóa toàn bộ hệ thống cũ để tạo một khởi đầu hình thức.
Phạm vi thử phải có điều kiện hoàn tất: người sở hữu được xác nhận, đầu ra dùng được, quyết định có căn cứ và kết quả được theo dõi. Nếu cách làm mới chỉ tạo thêm báo cáo, cần rà phần thiết kế. Nếu trách nhiệm rõ nhưng thiếu quyền, cần xử lý cơ chế tổ chức trước khi mở rộng.
Năng lực tổ chức chương trình cập nhật và giao nhận có thể được phát triển qua chương trình Quản lý Dự án IT. Khi áp dụng, cần giữ mục tiêu cải thiện quản trị làm điểm đến, để tiến độ sửa tài liệu không trở thành thước đo duy nhất của thành công.
Chọn bước tiếp theo bằng giá trị có thể chứng minh
Sau phạm vi thử, doanh nghiệp xem điều gì được cải thiện và điều kiện nào cần duy trì. Quyết định mở rộng nên dựa trên tác dụng, rủi ro và nguồn lực, không chỉ trên mong muốn đồng nhất tên phiên bản. Những tài liệu cũ còn phục vụ công việc có thể được cập nhật dần theo kế hoạch rõ.
Cần truyền thông sự thay đổi theo vai trò. Người ra quyết định cần biết cách đọc mục tiêu và bằng chứng; chủ quy trình cần biết phạm vi và trách nhiệm; người thực hiện cần biết điểm giao nhận đổi thế nào. Gửi một bộ tài liệu mới cho mọi người chưa bảo đảm cách làm đã được tiếp nhận.
Một cập nhật có chất lượng làm hệ thống phù hợp hơn với doanh nghiệp và giữ được khả năng giải thích lựa chọn. Khi tổ chức biết phần nào được giữ, phần nào cần sửa và bằng chứng nào xác nhận tác dụng, việc chuyển từ COBIT 5 sang COBIT 2019 trở thành cải tiến quản trị có căn cứ, thay vì một chiến dịch đổi tên tài liệu.