INFOCHIEF ACADEMY · IT PROJECT MANAGEMENT KNOWLEDGE SERIES
Ước lượng nguồn lực và thời gian thực hiện công việc trong dự án IT.
Ước lượng cần giữ con số cùng phạm vi, giả định và mức bất định. Phân biệt nỗ lực với thời lượng, chọn phương pháp phù hợp và xác nhận năng lực khả dụng giúp dự án cam kết trên bằng chứng.
Biên soạn: Infochief Academy · Chuyên đề: Quản lý dự án IT
“Cần khoảng hai tuần” là một câu trả lời dễ ghi vào kế hoạch, nhưng thường thiếu phần quan trọng nhất: hai tuần trong điều kiện nào. Trong một tình huống giả định, kỹ sư ước lượng chuyển một luồng dữ liệu dựa trên kinh nghiệm hệ thống trước. Kế hoạch sau đó dùng con số ấy như cam kết, dù hệ thống mới chưa có tài liệu giao diện và kỹ sư chỉ tham gia một nửa thời gian. Sai lệch xuất hiện trước khi công việc bắt đầu, ngay ở cách hiểu ước lượng.
Ước lượng là dự báo có cơ sở về nỗ lực, nguồn lực và thời gian cần để tạo ra kết quả. Nó không tự trở thành lời hứa chỉ vì được nhập vào phần mềm. Người quản lý phải giữ cùng con số cả phạm vi, giả định và mức bất định; nếu tách chúng ra, độ chính xác thể hiện trên lịch dễ cao hơn độ chính xác thực tế.
Tách nỗ lực khỏi thời gian trôi qua
Nỗ lực là tổng lượng công cần thực hiện, thường đo bằng giờ hoặc ngày công. Thời lượng là khoảng thời gian hoạt động diễn ra trên lịch theo cách bố trí thực tế. Hai đại lượng có liên hệ nhưng không thể thay thế nhau. Mười ngày công có thể kéo dài qua nhiều tuần nếu người thực hiện chỉ dành một phần thời gian hoặc phải chờ đầu vào giữa các bước.
Nguồn lực không chỉ có số người mà còn có kỹ năng và khả năng phối hợp. Việc thêm một người vào công việc đang phụ thuộc tri thức của một chuyên gia có thể tăng nhu cầu hướng dẫn trước khi tăng tốc độ. Một phần việc có thể chia nhỏ để làm song song; phần khác phải hoàn thành theo trình tự. Do đó, không nên chia tổng nỗ lực cho số người rồi xem kết quả là thời lượng chắc chắn.
Ví dụ giả định, một công việc cần tám ngày công và người thực hiện có thể dành đều một nửa thời gian. Trong điều kiện bỏ qua mọi khoảng chờ và gián đoạn, thời lượng tương ứng là mười sáu ngày làm việc. Nếu còn hai ngày chờ đối soát, phải xem chúng nằm ở đâu trong trình tự và có thể làm việc khác trong lúc chờ hay không. Đây là minh họa mối quan hệ, không phải công thức dự báo đầy đủ.
Các cam kết khả dụng cần được xác nhận với Trưởng Phòng IT – IT Manager hoặc người sở hữu nguồn lực. Sau khi phân biệt đúng đại lượng, đội dự án mới có thể lựa chọn cách ước lượng phù hợp với mức thông tin hiện có.
Chọn phương pháp theo độ rõ của công việc
Ước lượng tương tự dùng dữ liệu của công việc trước để tham chiếu. Nó hữu ích khi cần một khoảng ban đầu nhưng phải điều chỉnh khác biệt về quy mô, công nghệ, kỹ năng và điều kiện tiếp nhận. Hai dự án đều gọi là chuyển dữ liệu có thể khác nhau đáng kể về mức sạch của dữ liệu và số ngoại lệ. Một con số cũ không tự đủ tin cậy chỉ vì từng được sử dụng.
Ước lượng theo tham số dùng quan hệ giữa một đơn vị khối lượng và nỗ lực, chẳng hạn thời gian xử lý một nhóm cấu hình tương đồng. Cách này chỉ phù hợp khi đơn vị đo có nghĩa và quan hệ được kiểm chứng. Đếm màn hình rồi nhân một định mức chung có thể bỏ qua chênh lệch nghiệp vụ. Người quản lý phải biết dữ liệu tham số được lấy từ đâu và còn phù hợp với công việc mới không.
Ước lượng từ dưới lên bắt đầu ở các phần việc đủ rõ, sau đó tổng hợp. Nó giúp phát hiện công việc bị bỏ quên nhưng cần tính cả phối hợp, kiểm tra và tích hợp. Tổng những nhiệm vụ phát triển riêng lẻ chưa phải tổng nỗ lực để có sản phẩm được chấp nhận. Chuyên gia thực hiện nên tham gia đánh giá, thay vì chỉ nhận một con số do người lập kế hoạch ấn định.
Bảng sau là công cụ lựa chọn đề xuất. Cách dùng thực tế có thể kết hợp nhiều phương pháp để kiểm tra chéo thay vì tìm một phương pháp duy nhất.
| Điều kiện thông tin | Cách tiếp cận phù hợp | Kiểm tra cần thực hiện |
|---|---|---|
| Mới biết phạm vi cấp cao | So sánh công việc tương tự | Khác biệt về quy mô và điều kiện |
| Có đơn vị khối lượng ổn định | Ước lượng theo tham số | Dữ liệu và quan hệ còn phù hợp |
| Đã rõ gói và hoạt động | Ước lượng từ dưới lên | Đủ phần phối hợp, kiểm tra, chuyển giao |
| Chưa rõ giải pháp hoặc dữ liệu | Khảo sát hoặc thử nghiệm giới hạn | Điều gì sẽ được làm rõ sau thử nghiệm |
Điểm đáng chú ý là phần chưa rõ đôi khi cần công việc học hỏi, không cần một con số chính xác hơn trên giấy. Nếu chưa biết cách kết nối, một thử nghiệm nhỏ có thể cung cấp bằng chứng để thu hẹp khoảng ước lượng. Điều này gắn với năng lực lập kế hoạch trong chương trình Quản Lý Dự Án IT.
Giữ giả định và khoảng bất định cùng với con số
Một ước lượng nên có mô tả ngắn về sản phẩm, phần bao gồm, giả định, nguồn dữ liệu và người đánh giá. Cần biết nó đã tính kiểm thử, sửa lỗi và tài liệu chưa. Nếu hai người đang ước lượng những phạm vi khác nhau, cuộc trao đổi về số ngày sẽ không giải quyết được chênh lệch. Làm rõ nội dung trước giúp tranh luận đi vào cơ sở kỹ thuật.
Với công việc có nhiều bất định, nên mô tả khoảng thay vì một giá trị duy nhất. Có thể xem tình huống thuận lợi, tình huống có khả năng và tình huống bất lợi, rồi giải thích điều kiện dẫn đến từng trường hợp. Nếu dùng phương pháp tính có trọng số hoặc mô phỏng, cần nêu giả định phù hợp. Một khoảng được đặt tùy ý không đáng tin hơn một con số được đặt tùy ý.
Độ bất định giữa các hoạt động có thể liên quan. Nếu nhiều phần cùng phụ thuộc chất lượng dữ liệu, chúng có thể chậm cùng nhau khi giả định sai. Không nên cộng các giá trị trung bình rồi xem tổng ấy là một cam kết có mức tin cậy đã biết. Cần xem những nguồn bất định chung và tác động dây chuyền của chúng đến kết thúc.
Giả định cũng cần thời hạn kiểm tra. Nếu tài liệu giao diện phải có trước khi bắt đầu phát triển, người quản lý phải theo dõi việc nhận tài liệu. Khi chưa có, vẫn có thể lập một phương án tạm nhưng phải nêu rõ phần việc được phép làm và phần còn có thể thay đổi. Sự minh bạch này giúp doanh nghiệp lựa chọn mức cam kết phù hợp.
Đưa năng lực thực tế và công việc hỗ trợ vào kế hoạch
Ước lượng kỹ thuật cần được chuyển thành lịch bằng năng lực có thể sử dụng. Một đội không dành toàn bộ ngày làm việc cho phát triển tính năng. Họ còn họp, hỗ trợ hệ thống, xem xét thay đổi và phối hợp. Phải phân biệt phần nào đã nằm trong nỗ lực ước lượng và phần nào làm giảm khả năng dành thời gian, tránh tính thiếu hoặc cộng hai lần.
Cần xem kỹ những giai đoạn cần sự tham gia đồng thời của nhiều bên. Kiểm thử có thể chỉ cần ít ngày công của từng người nhưng phải tìm một khoảng họ cùng có mặt. Nghiệp vụ bận mùa cao điểm hoặc đối tác không hỗ trợ ngoài lịch đã thỏa thuận đều ảnh hưởng thời lượng. Người quản lý nên xác nhận các cửa sổ này trước khi đưa ra ngày hoàn thành.
Nguồn lực mới cũng có thời gian làm quen. Nếu dự án dự kiến bổ sung chuyên gia giữa kỳ, cần tính việc cấp quyền, hướng dẫn và tiếp nhận tri thức. Một kế hoạch coi năng lực xuất hiện đầy đủ ngay ngày nhân sự tham gia thường đánh giá quá cao khả năng phục hồi. Đôi khi bảo vệ thời gian của người hiện có hiệu quả hơn việc thêm nhiều người chưa hiểu hệ thống.
Tư duy chuẩn bị hỗ trợ và tiếp nhận trong chương trình Quản Lý Dịch Vụ IT – ITSM giúp tính đủ phần việc đưa sản phẩm vào sử dụng. Khi nguồn lực và phần việc hỗ trợ đã rõ, đội cần xem dự phòng được tổ chức thế nào để không biến nó thành một lớp thời gian cộng tùy tiện.
Đặt dự phòng theo bất định và quyền sử dụng
Dự phòng cần có cơ sở từ rủi ro hoặc mức biến động, không chỉ là tỷ lệ chung cộng vào mọi hoạt động. Có thể bố trí theo cách phù hợp với cơ chế kế hoạch của doanh nghiệp, nhưng phải biết phần nào đã được tính trong ước lượng và phần nào được giữ để xử lý bất định. Nếu mỗi người tự giấu một khoảng rồi cấp dự án lại cộng thêm, tổng thời gian sẽ khó giải thích.
Ngược lại, cắt mọi dự phòng để đạt ngày mong muốn không làm rủi ro biến mất. Cần trình sự khác biệt giữa mốc mục tiêu và dự báo trong điều kiện hiện tại. Nếu doanh nghiệp muốn cam kết sớm hơn, phải quyết định thay phạm vi, điều kiện nguồn lực hoặc chấp nhận mức rủi ro phù hợp. Đây là một lựa chọn quản trị, không nên được thực hiện bằng cách ép người ước lượng giảm số ngày.
Vai trò của Giám Đốc Dự Án IT là bảo đảm những sự đánh đổi đó được đưa đến đúng người. Người quản lý cần giữ căn cứ chuyên môn và cập nhật trung thực, đồng thời tìm giải pháp thực hiện thay vì chỉ báo rằng ngày yêu cầu không thể đạt. Một khoảng bất định rõ tạo điều kiện lựa chọn tốt hơn một lời hứa thiếu cơ sở.
Học từ kết quả thực hiện mà không biến số liệu thành công cụ gây áp lực
Sau khi hoàn tất một gói, nên so sánh nỗ lực và thời lượng thực tế với dự báo, rồi phân loại nguyên nhân. Có thể là bỏ sót việc, chất lượng đầu vào, năng lực khả dụng, làm lại hoặc giả định giải pháp sai. Nếu chỉ ghi tổng chênh lệch, dữ liệu sẽ khó dùng cho công việc tiếp theo. Những đặc điểm bối cảnh cần được giữ cùng số thực tế.
Dữ liệu ước lượng không nên bị dùng máy móc để xếp hạng cá nhân. Khi người thực hiện lo mọi dự báo đều thành cam kết kỷ luật, họ có thể né thông tin bất lợi hoặc cộng khoảng an toàn khó nhìn thấy. Một cơ chế học hỏi tốt khuyến khích nêu điều chưa biết sớm và chứng minh lý do cập nhật. Trách nhiệm vẫn rõ, nhưng được đánh giá cùng phạm vi và điều kiện thực hiện.
Với luồng dữ liệu ở mở bài, hãy bắt đầu bằng việc xác nhận tài liệu giao diện, phần kiểm thử và lịch tham gia thực tế. Có thể cần một thử nghiệm trước khi chốt kế hoạch toàn bộ. Ước lượng được cải thiện khi dự án hiểu công việc hơn, không phải khi số ngày được viết với nhiều chữ số hơn. Điều cần bảo vệ là khả năng đưa ra cam kết từ bằng chứng và cập nhật nó khi bằng chứng thay đổi.