Top 5 cách quản lý nhân viên IT (p1)

5 cách hàng đầu để quản lý nhân viên IT của mình

top 5

Có một câu nói cũ nói rằng “quản lý các lập trình viên giống như mèo chăn gia súc”, câu nói này có dẫn chứng từ những sự thật thực tế . Không phải tất cả nhân viên IT đều là những chuyên viên máy tính, nhưng chắc chắn hầu đều gắn bó với máy tính của họ. Làm sao để biết nhân viên của bạn đang làm gì? Làm thế nào để bạn đo lường số lượng công việc đang được thực hiện? Họ có làm hỏng việc hay họ làm việc chăm chỉ không? Người quản lý có nên lầm ầm lên khi hết hạn deadline không?

Nếu bạn là người quản lý doanh nghiệp non-technical (phi kỹ thuật), người chịu trách nhiệm quản lý các nhân viên IT này, bạn cần một số thủ thuật để biết cách thu hút, hiểu, đánh giá và quản lý các kỹ sư này. Blog này sẽ cung cấp cho bạn top 5 cách để quản lý nhân viên IT của mình và sẽ tiếp tục đăng các thủ thuật bổ sung dựa trên phản hồi về bài viết.

 

  1. Tính minh bạch

Một thách thức trong việc quản lý nhân viên IT là hiểu được từng thành viên trong nhóm đang làm gì. Làm thế nào bạn sẽ đánh giá hiệu suất nếu bạn không phải là một chuyên gia trong những gì họ làm?

Transparency

Quản lý nhóm từ Trung đến Lớn

 

Ngành công nghiệp đã đi đến một khái niệm phát triển hệ thống có tên là “Agile”. Một trong những thành phần chính của phương pháp mới này là stand-up meeting (cuộc họp đứng lên). Các cuộc họp này được thiết kế rất ngắn nên mọi người phải đứng lên. Mỗi thành viên của nhóm giải thích những gì họ đang làm, họ làm việc như thế nào, họ đang gặp phải vấn đề gì và các chi tiết khác về công việc đã được lên kế hoạch của họ. Bằng cách tham dự các cuộc họp này, bạn có thể nghe và theo dõi đủ thông tin để hỏi các câu hỏi giáo dục về hiệu suất của nhân viên.

 

Trong mô hình này, bạn sẽ là “các bên liên quan” và có thể thấy các hoạt động bên trong của nhóm. Các nhà lãnh đạo của các nhà phát triển được gọi là “scrum master”.

 

Mặc dù bạn không được phép tham gia hoặc tương tác với các thành viên trong nhóm trong cuộc họp, nhưng bạn nên tham dự khi bạn không hài lòng với năng suất. Bằng cách tham dự, công việc của mỗi thành viên trong nhóm được xác định và bạn sẽ hiểu rõ hơn về hiệu suất của nhóm. Nếu bạn nhận thấy cùng một thành viên trong nhóm có cùng dự án với cùng báo cáo trạng thái trong nhiều ngày, bạn sẽ biết bắt đầu đánh giá từ đâu. Bạn có thể yêu cầu “scrum master” để giải thích sự phức tạp của nhiệm vụ của nhà phát triển đó là gây ra các báo cáo trạng thái lặp đi lặp lại. Sự hiện diện của bạn tại cuộc họp sẽ cung cấp cấp bách cho nhân viên vì họ sẽ biết rằng bạn đang nhìn thấy sự tiến bộ của họ.

 

Quản lý nhóm nhỏ

 

Nếu bạn chỉ có một vài lập trình viên, hoặc chỉ kỹ thuật viên, bạn có thể có một cuộc họp không chính thức, nơi bạn chỉ cần hỏi về các mục tiêu đã lên kế hoạch trong ngày hoặc tuần và thảo luận những thách thức mà các nhân viên đang phải đối mặt. Yêu cầu nhóm phá vỡ các dự án lớn thành các phần nhỏ hơn và cung cấp ước tính thời gian về các mô-đun riêng lẻ (kế hoạch dự án). Theo dõi cách họ tiến hành kế hoạch dự án và nhận được cập nhật thường xuyên về thời hạn khi các phần sẽ được hoàn thành. Có những cuộc họp ngắn nhưng liên quan đến toàn thể nhân viên để bạn có thể xem giải thích của họ và họ sẽ biết bạn biết về quy trình của họ.

  1. Trách nhiệm

 

Mỗi thành viên trong đội ngũ nhân viên của bạn phải xác định được nỗ lực, thành tích và thành công của bản thân. Làm thế nào tôi có thể đo lường hiệu suất của kỹ sư?

250-sw-excuses-vs-responsibility

Nhóm từ Trung đến Lớn

 

Nếu bạn có một đội ngũ đủ lớn để thực hiện một hình thức của phương pháp Agile, nhóm của bạn sẽ làm việc theo các mẫu gọi là “Sprints”- Chạy nước rút. Mục tiêu sẽ được xác định là hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định, bất cứ nơi nào từ 2-6 tuần. Trách nhiệm giải trình của đội sẽ được đo lường bằng sự thành công qua các cuộc chạy nước rút theo thời gian. Các mảnh của các mục tiêu không được hoàn thành trong suốt cuộc chạy nước rút đi vào “backlog”. Người quản lý có thể kiểm tra tình trạng tồn đọng và sự thành công của các cuộc chạy nước rút cá nhân và ghi nhận nếu bất kỳ nhiệm vụ nào của một nhân viên nào đó thường xuyên đi vào tình trạng tồn đọng hoặc tiếp tục tiến triển quá lâu. Scrum Master sẽ có thể cung cấp cho bạn, các bên liên quan, các chỉ số cho thấy tốc độ của nhóm và của các nhà phát triển cá nhân.

 

Nhóm nhỏ

 

Nếu bạn chỉ có một hoặc hai lập trình viên hoặc kỹ thuật viên, yêu cầu mỗi thành viên trong nhóm phải ghi lại ngày của họ thông qua báo cáo trạng thái. Yêu cầu nhân viên hoàn thành tờ thời gian hàng ngày hoặc cung cấp danh sách công việc đã hoàn thành. Nếu bạn nhận thấy cùng một dự án hoặc nhiệm vụ mất nhiều ngày để hoàn thành, lập trình viên hoặc kỹ thuật viên cung cấp thêm thông tin. Khi một kỹ sư phải tính đến ngày của họ, họ có nhiều khả năng làm việc chăm chỉ hơn để hoàn thành nhiệm vụ. Bạn không phải đọc từng báo cáo trạng thái. Đơn giản chỉ cần yêu cầu và kiểm tra tại chỗ chúng. Tìm xu hướng trong đó các báo cáo tương tự nhau hàng ngày trong bất kỳ giai đoạn nào mà bạn cảm thấy sản xuất đã bị chậm lại và yêu cầu giải thích bằng lời nói và thách thức nhân viên cải tiến.

 

  1. Giải thích đúng và hợp lý

Làm cách nào để tôi phê duyệt các giao dịch mua CNTT cho bộ phận CNTT? Làm cách nào để biết liệu quyết định mua hàng có thực sự phù hợp với kế hoạch kinh doanh không?

Explaining-MS-When-Others-Cant-or-Wont-Understand-1440x810

Lập trình viên và kỹ sư có xu hướng nói chuyện bằng các từ viết tắt và các thuật ngữ phức tạp. Những tiếng lóng này có thể chỉ đơn giản là cách họ giao tiếp, cũng có thể là một nỗ lực để áp đảo bạn với sự phức tạp . Khi bạn không rành rỏi về cá thuật ngữ chuyên ngành, bạn nên biết nhu cầu kinh doanh của mình và không nên “bị bắt nạt” khi thực hiện thay đổi đơn giản chỉ vì nhân viên IT của bạn nói rằng bạn cần. Khi yêu cầu mua hàng tiếp theo đến, buộc các kỹ sư phải chuyển yêu cầu thành thuật ngữ kinh doanh. Bạn cần đủ thông tin để đưa ra quyết định kinh doanh. Yêu cầu những điều sau đây:

 

Tổng chi phí sở hữu (TCO)

 

TCO là một thuật ngữ CNTT phổ biến và rất quan trọng để bạn xem xét. Ví dụ, một máy in laser có thể có giá 480 đô la trong khi máy in phun có giá 80 đô la để mua. Dựa trên yếu tố giá mua, máy in phun rõ ràng là lựa chọn tốt nhất. Điều đó không xem xét tổng chi phí để vận hành máy in. Một số máy in phun tiêu tốn 0,30 – 0,50 đô la mỗi trang để in tùy thuộc vào mức độ phù hợp của bản in và các biến khác. Trong khi một số máy in laser tốn khoảng 0,01 đô la mỗi trang. Bạn dự kiến in bao nhiêu trang mỗi năm? Mục tiêu của máy in là gì? Tất cả những điều này cần được xác định bởi kỹ sư và trình bày cho người quản lý phê duyệt giao dịch mua. Đối với ví dụ này, kỹ sư IT phải cung cấp số trang trung bình theo năm, đầu tư ban đầu, chi phí mỗi trang và tổng số của 2 giải pháp khác nhau. Sau đó, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt về giao dịch mua.

 

Lợi tức đầu tư (ROI)

 

ROI là một khái niệm quan trọng khác để yêu cầu mua hàng. Tại sao chúng ta mua sản phẩm này? Câu trả lời có thể đơn giản là “thiết bị gốc bị hỏng và chúng tôi yêu cầu thiết bị mới” hoặc “bằng cách mua thiết bị, công ty sẽ tiết kiệm số tiền X”. Cần phải có một tác động tích cực trực tiếp đến công ty. Kỹ sư IT sẽ có thể giải thích ROI cho tất cả các giao dịch mua. Ví dụ: mua máy in nhóm để làm việc thay vì sử dụng một số máy in laser có thể giảm chi phí mỗi trang xuống còn 0,02 đô la và doanh nghiệp có thể bù lại chi phí của máy in lớn hơn trong vòng 6 tháng

 

Hiệu lực mua hàng

 

Các kỹ sư IT nên tìm hiểu và  trình bày với người quản lý những nghiên cứu chính xác về sản phẩm có đáng tin cậy không, giá chính xác, và có khả năng phục vụ công việc dự kiến không. Các thiết bị đắt tiền hơn nên được nghiên cứu nhiều hơn, và có thể trình bày tại thời điểm yêu cầu. Các kỹ sư IT sẽ chứng minh những thương vụ mua hàng sao cho phù hợp với chiến lược kinh doanh của bạn.

 

Một số ý kiến khác

 

  • Tránh lựa chọn các công nghệ mới nhất và lớn nhất. Mặc dù những món đồ chơi mới này sẽ cực kỳ thú vị đối với nhân viên IT của bạn, nhưng chúng lại rất tốn kém và có thể không đáng tin cậy cho môi trường kinh doanh.
  • Tất cả các giải pháp mua bán nên được tập trung cho công việc tránh để thời gian chết.
  • Lựa chọn sử dụng thương hiệu cho các thiết bị quan trọng bao gồm máy chủ, mạng và tường lửa.
  • Máy chủ phải là một trong những thương hiệu lớn (HP, DELL, IBM / Lenovo, Cisco, v.v.) và phải bao gồm bảo hành tại chỗ. Thông thường bạn sẽ muốn bảo hành tại chỗ để kéo dài tuổi thọ của việc thuê thiết bị và có thời gian phản hồi được đảm bảo.
  • Tránh xa các giải pháp tiêu dùng. Các giải pháp có thể tốn chi phí ít hơn nhưng nó có thể không đáng tin cậy dẫn đến thời gian chết, có thể yêu cầu nhiều linh kiện thay thế, và có thể không cung cấp bảo mật cần thiết để bảo vệ doanh nghiệp của bạn.
  • Thiết bị “Manageable” có nghĩa là thiết bị có thể được “view” từ xa và sẽ có các khả năng bao gồm: theo dõi, khắc phục sự cố và tối đa hóa thời gian hoạt động. Bạn nên chọn tường lửa chính là Cisco. Thiết bị chuyển mạch chính của nên chọn HP hoặc Cisco.

Các câu hỏi chính liên quan đến mỗi yêu cầu mua hàng

 

  • Công nghệ này mới như thế nào? Giải pháp được coi là chủ đạo trong ít nhất một năm? Chúng ta có thể mua một thiết bị mới dựa trên công nghệ của năm ngoái không?
  • Giải pháp mới này giúp doanh nghiệp của chúng tôi đạt được mục tiêu của mình như thế nào?
  • Việc mua hàng này có thay đổi yêu cầu đối với nhân viên IT không? Nhân viên có phải thuê một chuyên gia hoặc được đào tạo để duy trì thiết bị này không?

Làm thế nào để giải pháp này có hiệu kinh doanh liên tục ? kế hoạch khôi phục thảm họa? Lệnh này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến chiến lược sao lưu của chúng tôi?

  • Thiết bị có thể “Manageable” và “enterprise class” không?
  • Có giải pháp thay thế nào rẻ hơn không? Tại sao giải pháp này được chọn thay thế?

Học viện INFOCHIEF là một trung tâm chuyên đào tạo, huấn luyện các khoá phát triển năng lực, kỹ năng Quản lý & Lãnh đạo CNTT (IT) tại Việt Nam.

CÁC KHÓA HUẤN LUYỆN PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG QUẢN LÝ & NĂNG LỰC LÃNH ĐẠO CNTT

  1. KỸ NĂNG QUẢN LÝ IT THỰC HÀNH – IT Manager
  2. KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO THÔNG TIN – IT Leadership (CIO)
  3. KỸ NĂNG QUẢN TRỊ HỆ THỐNG IT THỰC HÀNH – IT Admin
  4. KỸ NĂNG HỖ TRỢ DỊCH VỤ IT CHUYÊN NGHIỆP – IT Helpdesk Professional
  5. ITIL V3 FOUNDATION
  6. QUẢN LÝ TRIỂN KHAI DỊCH VỤ IT THỰC HÀNH- ITSM
  7. QUẢN LÝ CHIẾN LƯỢC IT – IT Strategy
  8. TIN HỌC VĂN PHÒNG – MS OFFICE 2012
  9. QUẢN TRỊ TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP – ERP Manager
  10. QUẢN LÝ DỰ ÁN IT – IT Project Manager
  11. QUẢN LÝ DỰ ÁN CHUYÊN NGHIỆP – PMP
  12. QUẢN TRỊ IT TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC – CIO
  13. ỨNG DỤNG MINDMAP TRONG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
  14. SOFT SKILLS CHO NGƯỜI QUẢN TRỊ IT TRONG TƯƠNG LAI
  15. BỘ KỸ NĂNG CẦN THIẾT DÀNH CHO NHÀ QUẢN LÝ

 

Thông tin liên hệ

 

Công Ty TNHH MTV GD và DV CNTT TINH NGHỆ (INFOCHIEF)

  • Văn phòng: Lầu 9, Vietcomreal Building, 68 Nguyễn Huệ, P.Bến Nghé, Quận 1, Tp.HCM.
  • Phone: 028- 22- 467- 086/ 028- 22- 194- 047
  • Hot line: 0907- 000- 277
  • Email: info@infochief.com.vn
  • Website: infochief.com.vn