Đổi mới quản lí theo quy trình

Quản lý (QL) từ xưa tới nay vẫn là nhiệm vụ trung tâm của mọi tổ chức. Với thời gian, các công cụ công nghệ và phương pháp luận mới do con người nghiên cứu, phát triển đã giúp cho việc QL các tổ chức lớn ngày một hữu hiệu hơn. Từ chỗ phụ thuộc vào tài năng bẩm sinh của con người thành các quy trình (QT) khoa học công nghệ (KHCN) không phụ thuộc vào người thực hiện

QL cổ điển dựa trên con người

QL cổ điển lấy con người làm trung tâm cho nên phụ thuộc rất nhiều vào tài năng và nghệ thuật của người lãnh đạo. Con người trong QL cổ điển là nhân tố tổng hợp của các yếu tố: cảm nhận thực tế, hình thành QT, xây dựng chuẩn mực và kỷ luật tuân thủ. Thường người ta thấy ở những tổ chức cổ điển thành công phải có những con người biết nhận định chính xác tình hình, biết lập ra QT phối hợp mọi người làm việc, biết lập ra các chuẩn mực đo chính xác hiệu quả công việc, và biết tuân thủ nghiêm ngặt các QT và chuẩn mực đó. Không phải tất cả mọi người đều có thể hội tụ được những khả năng này, đặc biệt là khả năng nhận định chính xác tình hình và lập ra QT giải quyết vấn đề.

Trong QL cổ điển, đặc biệt là ở phương Đông, việc tuyển chọn nhân tài trở thành điều kiện thiết yếu và đầu tiên cho QL thành công. Từ đó xuất hiện quan niệm “hiền tài là nguyên khí quốc gia” và quan điểm lấy người tài làm trung tâm này được đẩy lên quá mức. Ngày nay, quan điểm này đã chuyển dịch: chọn người tâm phúc và tin cậy để đặt vào các vị trí chủ chốt, bỏ qua yếu tố xem xét tình huống để lập QT cho sát các nghiệp vụ.

Ví dụ điển hình về QL cổ điển là việc Khổng Minh bầy binh bố trận trong cuộc chiến Xích Bích với Tào Tháo. Khổng Minh, một nhà lãnh đạo và QL giỏi, đã hình dung ra QT trận đánh, bố trí các tướng lĩnh trấn giữ những điểm chốt sẽ xảy ra chiến trận, và trao cho mỗi người một “túi gấm” mô tả QT xử lý cho các tình huống cùng các tiêu chuẩn thành công. Đòi hỏi căn bản với các tướng lĩnh là phải tuân thủ nghiêm ngặt những QT đã được thiết lập. Không có mấy ai trong lịch sử có được khả năng lập ra QT hoàn hảo sát với thực tế như vậy.

Người QL như vậy thực sự là người lao động trí tuệ cao, chuyển những nhận biết của mình thành các tài liệu mô tả mục đích cần đạt tới, cách thực hiện công việc, cách kiểm soát công việc theo mục đích và sử dụng sức mạnh tuân thủ của tổ chức để làm cho ý tưởng trở thành hiện thực. Thiếu những lao động trí tuệ này, thực tế người ta sẽ không thể điều khiển được hệ thống phức tạp đang diễn ra.

QL hiện đại trên nền công nghệ

Ngày nay, các cơ quan và tổ chức đều có mức độ QL phức tạp vượt ra ngoài khả năng bao quát của con người bình thường. Do đó các tổ chức này đều có nhu cầu tìm kiếm những người có khả năng QL giỏi. Nhưng hiển nhiên không thể có nhiều người QL giỏi bẩm sinh như kiểu Khổng Minh được.

Với sự phát triển của KHCN, vấn đề QL đã thay đổi từ chỗ phụ thuộc vào tài năng bẩm sinh của con người thành các QT KHCN không phụ thuộc vào người thực hiện. Vì vậy, QL hiện đại ngày nay nhấn mạnh vào việc xây dựng các QT nghiệp vụ và sự tuân thủ QT, thay vì nhấn mạnh vào tài năng cá nhân và sự tuân thủ cá nhân.

QL hiện đại quan niệm cần trích rút ra các loại hình thông tin trong thao tác của những người QL giỏi, để lập thành các tri thức của tổ chức và từ đó xác định ra cách vận hành của tổ chức mà không bị lệ thuộc vào cá nhân người thực hiện. Việc trích rút ra tri thức của tổ chức là điều rất quan trọng và thiết yếu cho mọi tổ chức hiện đại thích nghi với môi trường biến động nhanh ngày nay, vì các tri thức tổ chức làm việc phải thường xuyên thay đổi.

QL hiện đại không những thế còn đưa các yếu tố công nghệ mới vào làm nền tảng cho việc QL các tri thức của tổ chức. Điều đó có nghĩa là tất cả các cách tổ chức QT làm việc, các chuẩn mực công việc, các kiểm tra tuân thủ công việc đều phải được thực hiện trên nền công nghệ, trên các hệ thống mạng máy tính. Đây là chỗ để cho các công cụ trợ giúp QL đi vào thực tế một cách không thể đảo ngược được.

QL hiện đại xem xét việc phân chia hoạt động của người QL giỏi thành nhiều nhiệm vụ độc lập nhau, có thể trao cho từng nhóm chuyên gia thực hiện. Toàn tổ chức là bộ máy xâu chuỗi công việc của các nhóm chuyên gia để thực hiện mục tiêu.

Các nguyên tắc của QL hiện đại

Bên cạnh những yếu tố trực cảm, quyết đoán của người quản lý, các yếu tố KHCN của QL cần được nhận diện và thực thi để làm cho tổ chức phát triển vững chắc. Xuất phát từ những đặc trưng chính của người QL các tổ chức, bên ngoài yếu tố sáng tạo của con người, các yếu tố sau đây cần được thiết lập dựa trên các nguyên tắc KHCN:

1. Xây dựng và hoàn chỉnh QT làm việc

2. Xây dựng và hoàn chỉnh các tiêu chuẩn cho sản phẩm và dịch vụ

3. Xây dựng và hoàn chỉnh QT đảm bảo chất lượng

4. Xây dựng và phát triển ý thức tuân thủ QT và chuẩn

QT làm việc là dãy các hoạt động phối hợp công việc của nhiều chuyên gia, nhiều nhóm công tác để đạt tới mục tiêu của tổ chức. QT này phải do chuyên gia trong các lĩnh vực xây dựng nên và cần phải được làm tài liệu cẩn thận để cho những người kế tục có thể hiểu, thực hiện và cải tiến chúng. QT này không phụ thuộc vào người tham gia thực hiện miễn là họ đáp ứng đủ yêu cầu kỹ năng nào đó.

Các sản phẩm của từng công đoạn QT cần phải đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng do các nhóm chuyên môn theo dõi, kiểm nghiệm tuân thủ đúng các chuẩn đã quy định. Toàn tổ chức tham gia vào việc đảm bảo chất lượng cho sản phẩm và dịch vụ được thực hiện.

Việc theo dõi các QT trong sự vận hành của nó cần được làm tài liệu chu đáo, để thông qua đó người QL có thể nắm sát diễn biến của thực tế, đo lường được mức độ cũng như chất lượng công việc thực hiện.

Tất cả những tài liệu này tạo nên tri thức của tổ chức trong việc QL vận hành thường xuyên, theo thuật ngữ chuyên môn của tổ chức đó chính là ‘kí ức của tổ chức’. Khi chưa có đủ các tài liệu này, công tác QL không thể thực hiện một cách hữu hiệu. Khi thay đổi nhân sự, tổ chức sẽ có nguy cơ hoạt động mất ổn định, các QT có thể bị thay đổi một cách tuỳ tiện theo ý người lãnh đạo mới. Đây là điều rất thường xảy ra ở Việt Nam vì hầu hết các cơ quan đều chưa có hệ thống tri thức tổ chức được ghi lại trong kí ức tổ chức.

Vì vậy, điều quan trọng cho các tổ chức là cần coi các QT hoạt động của mình như bộ khung pháp lý mà mọi người đều phải tuân thủ. Để cho công tác lãnh đạo và QL các tổ chức mang tính khoa học khách quan, các tổ chức dần phải phát triển các bộ phận xây dựng QT, thực hiện QT và tư vấn-kiểm tra QT, một hình thái cụ thể của quan niệm tam quyền phân lập trong nhà nước pháp quyền: lập pháp, hành pháp, tư pháp.

Trong QL hiện đại, ba khái niệm về QT này được tách ra độc lập nhau và có thể trao cho các nhóm người khác nhau trong tổ chức phụ trách. Nhưng vấn đề là, các tổ chức ngày càng phức tạp, dù có các nhóm chuyên môn hoá, cũng không thể bao quát hết nếu chỉ dựa vào đầu óc của từng cá nhân. Công nghệ và máy móc cùng phương pháp làm việc mới trở thành quan trọng để hỗ trợ hữu hiệu cho con người trong công tác QL tổ chức phức tạp. Do đó việc tăng cường sử dụng các công cụ xử lý thông tin trong QL theo QT là một yêu cầu tất yếu.

Ngô Trung Việt