Điều Hành Doanh Nghiệp Dựa Trên Nền Tảng Công Nghệ Thông Tin

Điều Hành Doanh Nghiệp Dựa Trên Nền Tảng Công Nghệ Thông Tin
5 (100%) 20 votes

Điều Hành Doanh Nghiệp Dựa Trên Nền Tảng Công Nghệ Thông Tin

  1. Từ công cụ hỗ trợ trở thành nền tảng hạ tầng

Thời kỳ đầu, máy tính trong các doanh nghiệp được sử dụng như là công cụ để hỗ trợ việc tính toán, in ấn được nhanh hơn. Khi đó, máy tính thường được tập trung ở phòng máy tính riêng biệt và người vận hành là các chuyên viên máy tính. Và máy tính chỉ mới ứng dụng để tính toán số liệu thống kê đã qua, chứ chưa ứng dụng việc tác nghiệp và điều hành công việc hàng ngày, nó chỉ mới dừng lại như là một công cụ hỗ trợ hữu hiệu, chứ chưa là một công cụ không thể thiếu, không thể thay thế.

Theo thời gian, việc ứng dụng máy tính trong doanh nghiệp ngày càng mạnh mẽ, ở nhiều vị trí công việc khác nhau, ở nhiều công đoạn làm việc khác nhau. Và ngày nay, máy tính đã trở thành công cụ không thể thiếu chứ không chỉ dừng lại là công cụ hỗ trợ để làm việc tốt hơn.

Ví dụ rõ ràng nhất là hệ thống ngân hàng và siêu thị. Ở đó, có thể nói, không thể làm việc được nếu thiếu máy tính. Hệ thống máy tính dừng thì hoạt động kinh doanh cũng sẽ dừng theo.

Và không chỉ ở các ngân hàng hay siêu thị mà ở rất nhiều doanh nghiệp hiện nay, không phân biệt về quy mô và ngành nghề, máy tính đã trở thành “một phần tất yếu của cuộc sống”.

Bây giờ, ngay cả đối với các doanh nghiệp trong giai đoạn chuẩn bị thành lập thì trong bảng kế hoạch mua sắm đều có hiện diện của máy tính. Và đối với nhiều doanh nghiệp thì còn cao hơn nữa – đó là ngoài máy tính ra, trong dự trù còn có hệ thống thông tin (HTTT) phục vụ tác nghiệp và điều hành doanh nghiệp.

  1. Tác nghiệp và điều hành doanh nghiệp trên nền tảng CNTT

Máy tính hiện nay đã trở thành công cụ lao động quen thuộc, có mặt ở mỗi bàn làm việc của từng nhân viên. Đối với một số vị trí, số máy tính có thể tới 2 hoặc 3 để có thể đáp ứng khả năng giải quyết công việc.

Sự phổ dụng của máy tính và phần mềm ứng dụng đã làm thay đổi rất nhiều cách thức làm việc.

Nếu như trước kia nhiều công việc được thực hiện thủ công trên giấy, rồi sau đó mới được cập nhật vào máy tính phục vụ cho công tác thống kê và tra cứu tiếp theo, thì hiện nay – đã ngược lại, các công việc được thực hiện trên máy và chỉ ở khâu cuối cùng mới phải in ra, lấy chữ ký để đảm bảo tính pháp lý. Ngay ở khâu cuối cùng, ngày càng nhiều trường hợp, việc xác nhận cũng được thực hiện trên máy trên cơ sở những quy trình, thỏa thuận giữa các đối tác.

Ngoài việc tác nghiệp toàn diện trên máy tại 1 điểm làm việc, thì cũng đã phổ biến việc tác nghiệp toàn diện trên máy với sự tham gia của nhiều người, ở các vị trí khác nhau trong việc thực hiện theo quy trình, dòng chảy công việc (workflow). Đơn giản đó là trao đổi qua email với những trả lời, ý kiến, phương án xử lý của từng cá nhân về công việc cần được giải quyết. Hoặc, tỷ dụ trong một quy trình bán hàng, thông tin sau khi được cập nhật tại một mắt xích, công đoạn, ngay lập tức trở thành thông tin chung cho những người khác trong cùng dây chuyền thực hiện công việc và những người này dựa vào thông tin mới đó, trạng thái mới của công việc để ra những quyết định phù hợp, thực hiện các bước xử lý phù hợp tiếp theo. Với việc phối hợp cùng tác nghiệp trên máy sẽ giúp hạn chế, loại bỏ những truyền đạt đôi khi là không cần thiết qua đường văn bản giấy in, điện thoại, hoặc gặp gỡ trao đổi trực tiếp.

Tương tự như ở trên, có thể đưa ra những ví dụ khác nhau liên quan đến điều hành doanh nghiệp dựa trên nền tảng CNTT.

Đặc biệt, các công việc được thực hiện trên máy với những cơ sở dữ liệu thông tin lớn, với những phần mềm quản trị phức tạp thì thiếu máy tính, đơn giản không thể xử lý công việc bằng thủ công được, hoạt động của doanh nghiệp có thể bị dừng lại.

Như vậy, trong doanh nghiệp, ngoài những hạ tầng truyền thống đó là tài chính, nhà xưởng, công nghệ… thì hiện nay CNTT cũng đã dần trở thành một trong nền tảng không thể thiếu – nền tảng cho tác nghiệp và điều hành doanh nghiệp. Ngày càng nhiều doanh nghiệp hoạt động như vậy. Ngày càng nhiều khâu, nhiều quy trình công việc trong doanh nghiệp đang hoạt động như vậy.

  1. Sự phát triển của CNTT và một số thay đổi về ứng dụng trong doanh nghiệp

Sự phát triển của CNTT hiện đại, đặc biệt là sự kết hợp giữa CNTT và truyền thông đã cung cấp nhiều khả năng mới cho ứng dụng trong doanh nghiệp. Dưới đây sẽ trình bày một số thay đổi, đổi mới của các ứng dụng truyền thống cũng như giới thiệu về một số ứng dụng thông dụng mới trong doanh nghiệp.

Trước hết là các ứng dụng truyền thống đã từng bước chuyển dần từ làm việc trên các máy tính nối với nhau trong 1 mạng cục bộ sang làm việc trên các máy tính kết nối với nhau thông qua internet trên mạng diện rộng. Đặc biệt với khả năng truy cập không dây, truy cập qua thiết bị di động, các ứng dụng đã có thể được thực hiện “mọi lúc, mọi nơi”. Sự thay đổi này rất quan trọng đối với các đơn vị có nhiều bộ phận, đơn vị nằm ở các địa bàn khác nhau trong một nước hoặc nằm ở các nước khác nhau. Nó giúp cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung, số liệu được cập nhập trực tiếp từ các nơi vào cơ sở dữ liệu tập trung và như vậy thông tin luôn sẵn có phục vụ khai thác mà không phải chờ được chuyển về từ các đơn vị ở cách xa.

Thời gian cuối ở Việt Nam bắt đầu phát triển mạnh ứng dụng quảng bá và tiếp thị số (digital marketing) dưới các hình thức khác nhau như web site, email, mạng xã hội, blog, quảng cáo trên các trang web, xuất hiện quảng cáo hoặc xuất hiện thông tin ở các dòng đầu tiên khi tra cứu qua công cụ tìm kiếm… Tiếp thị số có đặc thù là không bị giới hạn về thời lượng hoặc diện tích như các hình thức tiếp thị truyền thống khác như tivi, radio, báo giấy. Ngoài ra tiếp thị số cho phép sự sáng tạo đa dạng của chính doanh nghiệp vì nhiều công việc trong tiếp thị số thì chính doanh nghiệp sẽ thực hiện tốt hơn là thuê các doanh nghiệp chuyên về tiếp thị, quảng cáo. Tiếp thị số có thể thực hiện được với chi phí thấp vì vậy đây là 1 trong những hình thức tiếp thị phù hợp về ngân sách với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, cũng như phù hợp cả với ngân sách của cá nhân. Mặc dù chi phí cho tiếp thị số có thể rất ít nhưng đối tượng tiếp nhận thông tin vẫn có thể là rất lớn và không bị giới hạn về mặt địa lý. Điều này đặc biệt quan trọng đối với trường hợp tiếp thị, quảng bá bán hàng với số lượng ít hoặc duy nhất chỉ có một. Và cái này sẽ thúc đẩy sự năng động trong sản xuất kinh doanh của các cá thể, nhóm, hộ kinh doanh và các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa.

Một ứng dụng khác cũng phát triển mạnh là trao đổi giữa người bán và khách hàng thông qua internet. Các trao đổi này có thể là về tư vấn mua hàng, hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn trong sử dụng. Và các hình thức cũng rất đa dạng, có thể là email, chat, diễn đàn, trình diễn từ xa… Ưu điểm của hình thức trao đổi mới này là nhanh chóng, tức thì, không mất thời gian đi lại, chờ đợi, sắp xếp lịch. Nhu cầu của khách hàng được đáp ứng nhanh và lại giảm được nhiều chi phí và thời gian. Mặt khác việc giới thiệu và hỗ trợ khách hàng được thực hiện từ văn phòng của nhà cung cấp nên tùy theo mức độ yêu cầu sẽ có các chuyên viên hoặc nhóm chuyên viên tương ứng để giải đáp. Về phía nhà cung cấp còn có ưu điểm nữa là tại một thời điểm một người có thể phục vụ được nhiều khách hàng, điều này giúp tăng lên nhiều năng suất lao động.

Đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, có khoảng từ 50-100 nhân viên sử dụng máy tính trở lên thì có phát triển hình thức mới về trao đổi thông tin nội bộ trong doanh nghiệp dưới dạng diễn đàn, blog. Giống như mạng xã hội “công cộng”, đây là 1 kênh giao tiếp, trao đổi thông tin rất dân chủ trong doanh nghiệp, lôi kéo sự tham gia đông đảo nhân viên mà các kênh thông tin truyền thống khác như họp, bản tin… không thể có được. Và thông tin trao đổi được truyền thông tức thì chứ không phải chờ đến giờ họp, chờ đến khi có bản tin định kỳ, có thể là 1 tuần hoặc 1 tháng mới có. Đối với các doanh nghiệp có nhiều đơn vị ở xa nhau thì diễn đàn, blog sẽ là một kết nối tốt giữa các đơn vị, cả về mặt quan hệ nội bộ và cả về mặt hỗ trợ nhau trong công việc, giải quyết các vấn đề, các vướng mắt phát sinh. Diễn đàn, blog nội bộ có thể 1 công cụ hữu hiệu trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Với sự phát triển ngày càng nhanh của CNTT và viễn thông, với sự phổ cập văn hóa internet, văn hóa thông tin di động trong giới trẻ và ngay từ bé của các thế hệ tiếp theo thì chắc chắn sẽ còn có nhiều thay đổi về ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp trong thời gian tới.

(ST)