Từ khi kinh tế suy thoái khiến ngân sách CNTT bị cắt giảm rất đáng kể, gây ra những vấn đề nghiêm trong trong hoạt động của các doanh nghiệp… Việc khắc phục phụ thuộc vào kết qủa của câu chuyện giữa CEO và CIO.
 |
| CEO có 5 câu hỏi cho CIO… |
Theo Rudy Pourier, đối tác của Công ty Tư vấn quốc tế Bain và là lãnh đạo bộ phận CNTT của công ty này, sự cắt giảm kinh phí CNTT giờ đây gây ra những vấn đề nghiêm trọng, trong đó có gia tăng độ phức tạp của các hoạt động CNTT và sự căng thẳng gia tăng trong quan hệ giữa bộ phận dịch vụ CNTT với các bộ phận kinh doanh trong các doanh nghiệp. “Hiện, các bộ phận kinh doanh và bộ phận CNTT không thể tìm được tiếng nói chung cũng như quan điểm chung” – Pourier giải thích. Để có thể thiết lập đối thoại (trường hợp này sẽ là không thể nếu không có sự can thiệp của Tổng giám đốc!), Pourier đưa ra 5 câu hỏi mà CEO cần thảo luận ngay với CIO. Tính hiệu quả của việc quản lý CNTT và thành tích cuối cùng của doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào kết qủa của câu chuyện giữa 2 nhân vật này.
1/ Chúng ta đã hiểu cái gì gây phiền toái và khắc phục sự thiếu thống nhất này thế nào chưa?
Để cắt giảm triệt để các khoản chi cho CNTT, có những nguyên nhân nghiêm túc xuất phát từ tình trạng doanh nghiệp. “Tuy nhiên, nhiều biện pháp cần thiết để sống còn lại gây bối rối – Pourier lưu ý – Những biện pháp này phá vỡ một phần hệ thống duy trì hoạt động kinh doanh trong nhiều năm và sinh ra những rủi ro không thể chấp nhận với chính doanh nghiệp”. Pourier dẫn ví dụ từ một khách hàng của Bain đã từng từ chối chính sách cập nhật CNTT trong giai đoạn suy thoái. “Mới đây, những khách hàng này đã tiến hành kiểm kê và phát hiện 32% trong tổng số các ứng dụng quan trọng vận hành trên các máy chủ không còn được nhà cung cấp hỗ trợ”, Pourier cho biết. Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải trả lời câu hỏi then chốt sau: “Những thoả hiệp hỗ trợ CNTT và hạ tầng mạng nào mà chúng ta đã phải chấp nhận nay không còn phù hợp với doanh nghiệp xét trên phương diện rủi ro?”.
2/ Làm thế nào thu được thành quả tối đa trên các món chi tiêu tự do?
Trong đa phần doanh nghiệp, 80% – 90% ngân sách CNTT không được triển khai một cách tự do. Mọi thứ đã được ghi rõ “chức năng chi tiêu” như: Vận hành, bảo dưỡng, duy tu, hỗ trợ và mở rộng tối đa môi trường hiện hữu theo yêu cầu… Tự do lựa chọn chỉ có thể thực hiện với từ 5% – 20% ngân sách CNTT mà thôi. Cho nên, suy nghĩ và lên kế hoạch kỹ càng đối với các nguồn tài chính được cấp cho các hoạt động “tự do” đóng vai trò rất quan trọng. Những nguồn lực này phải hỗ trợ đạt các mục tiêu chiến lược. Chẳng hạn, hãy mua sắm các máy móc được thiết kế để hoạt động đến 10 – 20 năm sau, và ngay sau một năm, những chi phí tiếp theo của vụ mua sắm chiến lược này sẽ trở thành bắt buộc (được đưa vào danh sách chi tiêu chính thức). Theo các tính toán, khối lượng đầu tư sau sẽ lớn hơn từ 4 – 10 lần tổng chi phí ban đầu.
3/Làm thế nào tránh được sự phức tạp không cần thiết của CNTT?
“Ở những công ty chúng tôi đang làm việc toàn là các ứng dụng già nua được xây dựng trên cơ sở các công nghệ cũ kỹ và mọi thứ này nhìn chung càng làm phức tạp thêm môi trường kinh doanh” – Pourier nói. Theo thời gian, các chu trình kinh doanh và chu trình CNTT không còn ăn khớp. “Lỗi để xảy ra việc này không chỉ nằm ở bộ phận CNTT – Pourier nói – Lý do chủ yếu là sự phức tạp phát sinh”.
4/ Làm thế nào sử dụng hiệu quả hơn ưu thế của những “giải pháp phù hợp” sẵn có?
Các bộ phận CNTT tập trung quá nhiều vào các giải pháp sáng tạo riêng thay vì sử dụng hoàn toàn các ứng dụng phù hợp sẵn có và làm cho chúng tương thích với nhu cầu của mình. Và, ở đây sẽ có nguy cơ khi mà lãnh đạo cao nhất, người chịu trách nhiệm về quyết định đầu tư, tiếp nhận giải pháp do bộ phận CNTT ngẫu hứng đưa ra.
Kinh nghiệm tư vấn tích luỹ bởi Công ty Bain chứng tỏ các ứng dụng chuẩn, đã sẵn luôn là tối ưu, đáp ứng đến 80% nhu cầu ứng dụng của các doanh nghiệp. Cho nên, vấn đề sẽ đặt ra thế này: “Liệu chúng ta có được ưu thế nếu mua nhiều hơn các giải pháp có sẵn và tối thiểu hoá chi phí thiết kế bằng sức mình?”. Nguồn lực dành cho phát triển các giải pháp của riêng là để đáp ứng 20% nhu cầu còn lại và việc này có thể mang lại cho doanh nghiệp những ưu thế cạnh tranh cụ thể.
5/ Gia tăng ảnh hưởng chiến lược của thuê ngoài thế nào?
Sau khi cắt giảm nhân sự và nguồn lực trong giai đoạn suy thoái, các lãnh đạo CNTT có khuynh hướng muốn trở lại con đường tuyển dụng hàng loạt nhân viên. Thế nhưng, CIO tốt hơn hãy để ý đến các đề xuất thuê ngoài còn các nhóm CNTT thì sử dụng thuê ngoài như là phương tiện mềm dẻo để duy trì chi phí thấp. Các bộ phận CNTT cần biết xoay xở với làn sóng tăng trưởng nhu cầu mới với CNTT, và sự suy giảm của làn sóng này cũng không liên quan đến sức hấp dẫn lâu dài đối với các nhân viên mới.
Có thể, những câu hỏi trong khuôn khổ của một buổi nói chuyện này là chưa đủ để khắc phục sự chưa thông hiểu giữa doanh nghiệp và bộ phận CNTT. Nhưng nhìn chung, chúng sẽ giúp mọi người nhận thức tiềm năng của đầu tư CNTT trong hiện tại cũng như tương lai.